Outlookでオフィス外のメッセージを設定することは、簡単なプロセスです。必要なのは、Outlookの設定にアクセスし、メッセージを作成し、アクティブになる期間を設定することです。そうすることで、不在中にメールを送信する人は、緊急事態の場合にいつ戻ってきて誰に連絡するかを通知できる自動応答を受け取ることができます。
手順に飛び込む前に、Outlookでオフィス外のメッセージを設定すると、お客様が利用できないことをお客様に通知するのに役立つことを理解することが重要です。それは、あなたが彼らの電子メールを無視していないこと、そしてあなたが利用可能になったら彼らに戻ることを人々に知らせるための専門的な方法です。
ステップ1：Outlookを開き、「ファイル」をクリックします
Outlookアプリケーションを開き、画面の左上にある[ファイル]タブをクリックします。
「ファイル」タブは、アカウント情報と設定にアクセスできる場所です。クリックすると、アカウント設定やメールボックスのクリーンアップなど、さまざまなオプションが表示されます。
ステップ2：「自動応答（オフィスから外）」をクリックします
[ファイル]タブの下には、「自動応答（オフィス）」ボタンが表示されます。それをクリックして続行します。
これにより、オフィス外のメッセージをセットアップできる新しいウィンドウが開きます。期間を設定し、メッセージをカスタマイズするオプションがあります。
ステップ3：オフィス外の回答の時間範囲を設定します
「自動応答」ウィンドウで、オフィス外の返信がアクティブになる場合の時間範囲を設定できます。
オフィス外のメッセージをすぐに開始するか、開始日と終了日を指定することを選択できます。これは、休暇を計画している場合や、オフィスを辞めたときに事前に知っている場合に役立ちます。
ステップ4：オフィス外のメッセージを書いてください
同じウィンドウで、あなたが離れている間にあなたに電子メールを送る人に自動的に送られるメッセージを入力します。
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不在の日付、緊急事態のための代替連絡先、送信者の忍耐に対する感謝のメモなどの関連情報を必ず含めてください。それをプロフェッショナルに保ちます。
ステップ5：[OK]をクリックして設定を保存します
時間範囲を設定してメッセージを作成したら、[OK]をクリックして設定を保存し、オフィス外の返信をアクティブにします。
おめでとう！ Outlookでオフィス外のメッセージを正常に設定します。今、あなたが離れている間にあなたにメールを送る人は誰でもあなたのプリセットメッセージを受け取ります。
これらの手順を完了すると、オフィス外のメッセージが指定した時間枠でアクティブになります。あなたの連絡先にあなたの不在について通知され、いつ応答を期待するかを知ることができるので安心できます。さらに、組織内の人々と外部連絡先のために異なるメッセージを設定するオプションがあります。
Outlookでオフィスを出る方法に関するヒント
- オフィス外のメッセージに不在の日付が含まれていることを確認してください。
- 緊急の問題については、代替の連絡先情報を提供します。
- メッセージを簡潔でプロフェッショナルにしてください。
- 内部および外部の連絡先用のさまざまなメッセージのセットアップを検討してください。
- 戻ってきたら、オフィス外のメッセージをオフにすることを忘れないでください。
よくある質問
オフィス外の返信をオフにするにはどうすればよいですか？
オフィスに戻ったら、「自動応答（オフィスから）」設定に戻り、「自動返信を送信しない」を選択します。
共有メールボックスのオフィス外の返信を設定できますか？
はい、メールボックスの設定にアクセスして同じ手順に従うことにより、共有メールボックスの外れている返信を設定できます。
定期的なオフィス外の返信を設定することは可能ですか？
Outlookは、繰り返しの外れの返信をネイティブにサポートしていませんが、離れる前に毎回手動で設定できます。
さまざまな人にさまざまなメッセージを含めることはできますか？
はい、Outlookを使用すると、組織内の人々や外部の連絡先向けにさまざまなメッセージを設定できます。
出発する前にオフィス外のメッセージを設定するのを忘れた場合はどうなりますか？
Outlook Web Access（OWA）を介して電子メールにアクセスするか、IT管理者にそれを行うように依頼することにより、オフィス外のメッセージをリモートでセットアップできます。
まとめ
- Outlookを開き、「ファイル」をクリックします
- 「自動応答（オフィスから）」をクリックします
- オフィス外の返信の時間範囲を設定します
- オフィス外のメッセージを書いてください
- [OK]をクリックして設定を保存します
結論
Outlookでオフィス外のメッセージを設定することは、あなたに連絡しようとする人を助けるだけではありません。また、心の安らぎにつながるのにも役立ちます。積極的に働いていない場合でも、期待を管理し、プロ意識を維持するためのシンプルでありながら効果的な方法です。正直に言って、私たちは皆、時々途切れることのない休憩に値します。それでは、メッセージを設定し、受信トレイやせっかちなメールを心配することなく休暇を楽しんでください。誰が知っているか、たぶんあなたの巧妙に作られた外れている返事は、他の人が彼らのワークライフバランスにも追随し、優先順位を付けるように促します。幸せなオフチック！