Outlookのメールボックスのスペースが不足しているのは、特に重要な仕事の真っin中にいるときは、本当に手間がかかる可能性があります。幸いなことに、メールボックスのサイズを増やして、いつものようにビジネスに戻るために、いくつかの簡単な手順があります。
核心に飛び込む前に、ここで達成しようとしていることについて話しましょう。これらの手順に従うことで、メールボックスのストレージ容量を増やすことになるため、迷惑な「メールボックスフル」通知に出くわすことなく、より多くの電子メール、カレンダーアイテム、添付ファイルを保持できます。
ステップ1：現在のメールボックスサイズを確認してください
何かをする前に、現在取り組んでいるスペースの量を知る必要があります。
Outlookでは、[ファイル]タブに移動し、[ツール]をクリックして[メールボックスのクリーンアップ]を選択して、メールボックスのサイズを簡単に確認できます。そこから、メールボックスの合計サイズを表示できます。このステップは、作業するベースラインを提供するため、非常に重要です。
ステップ2：古いメールをアーカイブします
現在のサイズがわかったので、古い電子メールのアーカイブを開始してスペースを解放します。
アーカイブは、古いメールをストレージユニットに移動するようなものです。必要に応じてまだそこにいますが、メインのメールボックスに貴重なスペースを占有していません。電子メールをアーカイブするには、アーカイブ（受信トレイなど）に必要なフォルダーを右クリックし、[プロパティ]を選択し、[自動アーカイブ]をクリックして設定を選択します。
ステップ3：削除されたアイテムフォルダーを空にします
削除されたアイテムフォルダーをクリアするまで、電子メールの削除は実際にはスペースを解放しません。
削除されたアイテムフォルダーをゴミ箱と考えてください。削除するときにメールが移動する場所ですが、ゴミを取り出すまでは良くなりません。このフォルダーを空にするには、「削除されたアイテム」フォルダーを右クリックして、[空のフォルダー]を選択します。
ステップ4：メールボックスを圧縮します
メールボックスを圧縮することは、詰め込まれたスーツケースから空気を絞り、より多くのスペースを作るようなものです。
Outlookでは、「ファイル」>「アカウント設定」>「アカウント設定」に移動し、メールアカウントをダブルクリックすることで、メールボックスをコンパクトできます。 [データファイル]タブの下で、データファイルを選択し、「設定」をクリックし、「Advanced」と「Outlook Dataファイル設定」をクリックします。そこから、「今すぐコンパクト」をクリックできます。
ステップ5：メールボックスのサイズの制限を増やします
あなたが管理者である場合、ユーザーのメールボックスのサイズ制限を増やすことができます。
このステップはもう少し技術的であり、管理者にアクセスする必要がある場合があります。適切な権限がある場合は、Exchange Management Shellコマンドを使用するか、Exchange管理センターの設定を調整することで、メールボックスのサイズ制限を増やすことができます。
これらの手順を完了した後、メールボックスのサイズが大幅に大きくなり、心配することなく、より多くのメールや添付ファイルを保存できる必要があります。
ヒント：Outlookメールボックスのサイズを効果的に増やす方法
- すぐにアクセスする必要がなくなったメールを定期的にアーカイブします。
- Auto-Archivingを設定して、古いメールをアーカイブフォルダーに自動的に移動します。
- 不必要な混乱を防ぐために読んでいないニュースレターやプロモーションメールからの登録解除。
- サードパーティの電子メールクリーンアップツールを使用して、メールボックスのサイズをより効率的に管理するのに役立ちます。
- メールボックスをクリーンアップしながら重要なメールを永久に削除する前に、常に再確認してください。
よくある質問
Outlookのアーカイブとは何ですか？
Outlookのアーカイブとは、古いアイテムをメインメールボックスからアーカイブフォルダーに移動するプロセスを指します。これは、必要に応じてアイテムをアクセスしやすいままにしながらスペースを解放するのに役立ちます。
Outlookメールボックスをどのくらいの頻度で圧縮する必要がありますか？
メールを使用する頻度とメールボックスの速さに応じて、数ヶ月ごとに定期的にOutlookメールボックスを定期的にコンパクトすることをお勧めします。
無料のOutlookアカウントでメールボックスのサイズを増やすことはできますか？
無料のOutlookアカウントのメールボックスサイズの制限はMicrosoftによって設定されており、ユーザーはそれを増やすことができません。ただし、メールボックスを効果的に管理して、制限内にとどまることができます。
メールボックスのサイズを大きくすると、見通しが遅くなりますか？
必ずしもそうではありません。メールボックスをよく整理し、コンピューターの容量を超えない限り、より大きなメールボックスがOutlookを大幅に速めてはいけません。
メールボックスのサイズ制限を増やすための管理者アクセスがない場合はどうすればよいですか？
管理者アクセスがない場合は、手順1〜4に焦点を合わせて、メールボックスのサイズを管理します。また、管理者またはIT部門にお問い合わせください。
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まとめ
- 現在のメールボックスサイズを確認してください。
- 古いメールをアーカイブします。
- 削除されたアイテムフォルダーを空にします。
- メールボックスをコンパクトします。
- メールボックスのサイズの制限を増やします（管理者アクセスがある場合）。
結論
Outlookのメールボックスサイズを増やすためのイニシアチブをおめでとうございます！この記事で概説されている手順により、メールボックスを効果的に管理するための知識が装備されており、重要なメールや添付ファイルに必要なすべてのスペースがあることを確認できます。メールボックスを定期的にチェックして清掃して、再びいっぱいになりすぎないようにすることを忘れないでください。忘れないでください、あなたがひっかかったことがあるか、何かについて確信が持てないなら、より技術に精通した友人やあなたのIT部門に少し助けを求めて手を差し伸べても大丈夫です。だから、深呼吸をして、袖を巻き上げて、Outlookのメールボックスをチップトップの形で取得します。あなたの将来の自己はあなたに感謝します！