Outlookで電子メールをスケジュールすることは、メールを作成し、後で日付または日付で自動的に送信できる便利な機能です。これは、営業時間中にメッセージを送信したいとき、休暇中に、または誰かに今後のイベントを思い出させるのに最適です。その方法は次のとおりです。メールを作成し、[オプション]タブをクリックし、「配信の遅延」を選択し、日付と時刻を設定し、「送信」を押します。その後、あなたの電子メールは、指定した時点で外出するようにスケジュールされます。
Outlookで電子メールをスケジュールすることは、時間を節約し、メッセージが必要になったときにメッセージが配信されるようにする簡単なプロセスです。次の手順では、プロセスをご案内します。
ステップ1：メールを作成します
スケジュールしたいメールを作成することから始めます。
メールを書いたら、コンテンツを再確認し、必要な添付ファイルを追加し、受信者を指定してください。配達をスケジュールする前に、すべてを準備することが重要です。
ステップ2：[オプション]タブをクリックします
メールの準備ができたら、Outlookリボンの「オプション」タブに移動します。
もっと読む：Excelでスケジュールを作成する方法：ステップバイステップガイド
「オプション」タブは、電子メールウィンドウの上部にあります。これは、メールをスケジュールする設定を見つける場所です。
ステップ3：「遅延配達」を選択します
[オプション]タブで、[配信の遅延]ボタンをクリックします。
「遅延配信」機能は、「その他のオプション」グループの一部です。クリックすると、電子メールをスケジュールするオプションなど、新しいウィンドウがさまざまな設定でポップアップ表示されます。
ステップ4：日付と時刻を設定します
「配達の遅延」ウィンドウで、「前に配信しない」の横にあるボックスをチェックし、メールを送信する日付と時刻を選択します。
将来、任意の日付と時刻を選択できます。別のエリアの誰かにメールを送信する場合は、タイムゾーンに留意してください。
ステップ5：「送信」を押す
日付と時刻を設定したら、「送信」を押してメールをスケジュールします。
指定された配達時間まで、メールはアウトボックスフォルダーに残ります。時が来たら、Outlookは自動的にメールを送信します。
これらの手順を完了した後、選択した時点でメールが送信されるようにスケジュールされます。他のタスクの作業を続けることができます。これは、メッセージが時間通りに配信されると確信しています。
Outlookで電子メールをスケジュールするためのヒント
- スケジュールされた配達時間でOutlookが実行されていることを確認してください。コンピューターがオフまたはOutlookが閉じている場合、アプリケーションが次に実行されるまで電子メールは送信されません。
- スケジュールされた電子メールを変更する必要がある場合は、アウトボックスフォルダーで見つけて編集を行い、再スケジュールできます。
- 状況が変化する可能性があり、メールの内容が時代遅れになる可能性があるため、事前に電子メールのスケジュールをスケジュールしすぎていることに注意してください。
- 特に、世界のさまざまな地域の受信者にメールをスケジュールしている場合は、正しいタイムゾーンを設定することを忘れないでください。
- リマインダー、フォローアップ、または営業時間中に電子メールを送信する必要がある場合は、スケジューリング機能を使用しますが、手動でこれを行うことはできません。
よくある質問
Outlookで定期的なメールをスケジュールできますか？
はい、「予定の再発」ダイアログボックスで「再発」オプションを使用して、新しいカレンダーのアポイントメントを設定するときにアクセスできる[再発]オプションを使用して、繰り返しメールをスケジュールできます。
スケジュールされた送信時間でインターネットに接続されていない場合はどうなりますか？
インターネットに接続されていない場合、次にオンラインになるまでメールは出口に残り、Outlookはメールを送信します。
スケジュールされたメールをキャンセルできますか？
はい、スケジュールされた電子メールをアウトボックスフォルダーに移動し、電子メールを開き、削除するか、スケジュールされた送信時間を削除してキャンセルできます。
Outlookのすべてのバージョンで電子メールをスケジュールすることはありますか？
スケジューリングメールはOutlookのほとんどのデスクトップバージョンで利用できますが、一部の古いバージョンにはこの機能がない場合があります。 Outlookバージョンの詳細を確認することが常に最善です。
Outlook Mobileアプリからメールをスケジュールできますか？
通常、メールのスケジューリングはOutlookモバイルアプリでは使用できません。ただし、サードパーティのアプリまたはアドインはこの機能を提供する場合があります。
まとめ
- メールを作成します。
- [オプション]タブをクリックします。
- 「遅延配達」を選択します。
- 日付と時刻を設定します。
- 「送信」をヒットします。
結論
Outlookで電子メールをスケジュールすることは、生産性を向上させ、タイムリーなコミュニケーションを確保できる強力なツールです。今後の休暇を事前に計画している場合でも、Workweekを整理する場合でも、後でメールを送信する機能はゲームチェンジャーになります。上記の簡単な手順を使用すると、誰でもこの機能をマスターし、電子メールルーチンの定期的な部分にすることができます。
効果的な電子メールスケジューリングの鍵は、先見性と細部への注意であることを忘れないでください。スケジュールされたメールを定期的に確認して、それらが関連性と正確なままであることを確認してください。そして、Outlookを実行し続けることを忘れないでください。または、少なくとも魔法が起こるためのスケジュールされた送信時間で開いていることを確認してください。幸せなスケジューリング！