単語ドキュメントを埋めることができるが編集可能ではないようにすることは、ドキュメントの形式とコンテンツを保存しながらユーザーがデータを入力できる便利なトリックです。このプロセスでは、ドキュメントをPDFファイルに変換し、ユーザーが記入できるフォームフィールドを追加します。このタスクを完了すると、ドキュメントがインタラクティブになり、元の設計やコンテンツを変更せずにデータ入力が可能になります。
Wordドキュメントを埋めるが編集可能ではないようにするアクションを完了した後、デジタルで共有できるフォームがあります。受信者はフォームフィールドに記入できますが、ドキュメントの構造やフォームフィールドの外側のテキストを変更することはできません。これは、調査、アプリケーション、または一貫したフォーマットを必要とするドキュメントに最適です。
導入
元のコンテンツを変更せずに他の人が記入できるフォームまたはドキュメントを作成する必要がありましたか？ビジネス、教育、または個人使用のいずれであろうと、単語文書を埋めることができるが編集可能ではないようにする能力を持つことは、デジタル時代の非常に貴重なスキルです。この機能により、ドキュメントクリエイターはドキュメントのコンテンツとデザインの制御を維持しながら、他の人が必要な情報を提供できるようになります。これは、フォーマットまたは内部に含まれる静的情報を変更せずに特定の応答が必要なアプリケーションフォーム、調査、契約、またはその他のドキュメントを作成するのに特に便利です。
このプロセスは、不正な変更を防ぎ、専門的な外観を維持するため、ドキュメントの完全性を確保するためにも不可欠です。このスキルのターゲットオーディエンスには、敏感な情報を処理する専門家、教室の資料を管理する教育者、およびデータ収集の目的でドキュメントを配布する必要がある事実上すべての人が含まれます。
ステップバイステップのチュートリアル：単語文書を埋めるが編集できないようにする
ステップに飛び込む前に、このチュートリアルがMicrosoft WordとAdobe Acrobatを使用して安全でインタラクティブなフォームを作成することを導くことを理解することが重要です。結果は、他の人が電子的に記入できる専門的でユーザーフレンドリーなPDFフォームになります。
ステップ1：Wordドキュメントを作成します
Microsoft Wordでドキュメントを設計することから始めます。
このステップでは、ドキュメントのコンテンツとレイアウトを完成させて、埋められるフォームに変換されたら編集できなくなります。充填可能なフィールドが配置されるスペースを必ず残してください。
ステップ2：PDFに変換します
WordドキュメントをPDFファイルとして保存します。
Wordでドキュメントを設計した後、PDFに変換して充填可能なフィールドを追加する必要があります。これを行うには、「ファイル」>「as」を保存し、ドロップダウンメニューから「pdf」を選択することができます。
ステップ3：Adobe Acrobatで開きます
Adobe Acrobatで新しいPDFを開きます。
PDFを手に入れたら、Adobe Acrobatで開きます。 Adobe Acrobatがない場合は、同様の機能を備えた別のPDF編集ソフトウェアをインストールするか、使用する必要があります。
ステップ4：充填可能なフィールドを追加します
Adobe Acrobatのフォームツールを使用して、充填可能なフィールドを追加します。
Adobe Acrobatには、テキストボックス、チェックボックス、ドロップダウンメニューなど、さまざまな種類の充填可能なフィールドを追加できるさまざまなフォームツールがあります。これらのツールは「フォーム」セクションの下にあります。
ステップ5：編集を制限します
編集を制限するために権限を設定します。
ドキュメントのみが編集されていないことを確認するには、Adobe Acrobatにアクセス許可を設定する必要があります。 「ファイル」>「プロパティ」>「セキュリティ」に移動し、「パスワードセキュリティ」を選択します。ここでは、パスワードを設定し、ドキュメントの編集と印刷を制限できます。
長所
| 利点 | 説明 |
|---|---|
| 安全 | ドキュメントを編集する機能を制限すると、セキュリティの追加レイヤーが追加され、元のコンテンツを改ざんできないようにします。 |
| 一貫性 | ドキュメントを埋めることができますが編集可能ではないようにすることにより、フォーマットが一貫性を維持し続けることを保証します。これは、専門的および正式なドキュメントにとって重要です。 |
| 効率 | 充填可能なフォームは、データ収集プロセスを合理化し、人々が必要な情報を提供しやすくなり、より速くなります。 |
短所
| 欠点 | 説明 |
|---|---|
| ソフトウェアの要件 | ユーザーは、Adobe Acrobatまたは同様のPDFエディターにアクセスして、フォームに記入する必要がありますが、これは誰でも容易に利用できない場合があります。 |
| 学習曲線 | 充填可能なフォームを作成するには、一定のレベルの技術的ノウハウが必要であり、一部のユーザーにとっては困難な場合があります。 |
| 限られた柔軟性 | フォームがロックされたら、簡単に編集したり更新したりすることはできません。これは、変更が必要な場合は不便です。 |
追加情報
単語文書を埋めるが編集可能ではないプロセスを簡単に思えるかもしれませんが、留意すべきいくつかの追加の詳細があります。まず、収集しているデータに基づいて必要な充填可能なフィールドのタイプを検討してください。テキストフィールド、チェックボックス、ラジオボタンは、さまざまな目的を果たし、ユーザーのエクスペリエンスを向上させます。さらに、フォームを配布する前に、必ずフォームを徹底的にテストしてください。
すべてのフィールドが意図したとおりに機能し、セキュリティ設定が正しく適用されていることを確認してください。また、フォームのアクセシビリティについても考えてください。 Adobe Acrobatは、PDFを障害のある人がアクセスできるようにする機能を提供しています。これは、思いやりがあるだけでなく、場合によっては法的要件でもあります。混乱を避けるために、各フィールドに明確な指示とラベルを使用することを忘れないでください。最後に、視聴者がモバイルデバイスを使用する可能性が高い場合は、フォームがモバイルに優しいことを確認してください。
まとめ
- 最終コンテンツとレイアウトでWordドキュメントを作成します。
- WordドキュメントをPDFファイルに変換します。
- Adobe AcrobatでPDFを開きます。
- Adobe Acrobatのフォームツールを使用して、充填可能なフィールドを追加します。
- 編集を制限するために、Adobe Acrobatの権限を設定します。
よくある質問
Adobe Acrobatなしで単語文書を埋めることができますか？
はい、フォームフィールド機能を備えた他のPDF編集ソフトウェアを使用することも、Microsoft Wordの開発者タブを使用して基本的な埋め立て可能なフォームを作成することもできますが、後者は安全ではなく、ドキュメントの編集を妨げません。
ドキュメントを埋めることができて署名可能にすることはできますか？
絶対に！ Adobe Acrobatに充填可能なフィールドを追加すると、ユーザーがドキュメントに電子的に署名できる署名フィールドを含めることができます。
ドキュメントが埋められるが編集可能ではないかどうかをテストするにはどうすればよいですか？
すべてのフィールドが適切に機能するように、フォームに自分で記入してください。次に、充填可能なフィールドの外側のテキストを編集して、編集が制限されていることを確認してください。
ドキュメントが充填可能で編集できなくなったら、ドキュメントを変更できますか？
セキュリティ機能を設定する前に、ドキュメントを変更できます。ただし、ロックされたら、さらに変更するには制限を削除する必要があります。これは、パスワードを知っている場合にのみ行うことができます。
制限を編集するために設定したパスワードを忘れた場合はどうなりますか？
残念ながら、パスワードを紛失した場合、制限を解除することはできません。セキュリティ機能を適用する前に、常に元のドキュメントのバックアップを保持してください。
提案された読み：Wordドキュメントの埋める方法：ステップバイステップガイド
結論
単語文書を埋めるが編集可能ではないものを作成するプロセスをマスターすることは、生産性とデータ収集の取り組みを大幅に向上させるスキルです。これは、他の人が情報を入力するための合理化された方法を提供しながら、ドキュメントの完全性を保護する方法です。これまで見てきたように、このプロセスには、Microsoft WordやAdobe Acrobatなどのツールを使用したいくつかの特定の手順が含まれますが、その結果、配布の準備が整った専門的で安全なドキュメントが含まれます。
ビジネス、教育、個人プロジェクトのフォームを作成するかどうかにかかわらず、このテクニックはゲームチェンジャーです。長所と短所に留意し、常にドキュメントを徹底的にテストすることを忘れないでください。デジタル時代を受け入れ、今日から充実した編集不可能なドキュメントの作成を開始してください！