Excelでビジネスプロセスフローチャートを作成するのは簡単です。新しいExcelドキュメントを開き、[挿入]タブを選択することから始めます。 「イラスト」グループから「SmartArt」を選択し、左ペインから「プロセス」を選択します。ニーズに合ったフローチャート設計を選択し、それに応じてプロセスの手順を記入します。必要に応じて、設計とフォーマットを調整できます。
Excelでビジネスプロセスフローチャートを完了すると、ビジネスプロセスの手順を視覚的に表現できます。これは、新しい従業員のトレーニング、既存のプロセスの分析、改善のための領域の特定に役立ちます。
導入
フローチャートは、複雑なプロセスを視覚化し、理解しやすい手順に分解するための素晴らしいツールです。彼らは私たちが全体像とその絵を構成する小さな詳細を見るのに役立ちます。ビジネスの世界では、プロセスの手順をマッピングし、ボトルネックを特定し、改善ができる領域を見つけるのに特に役立ちます。グリッド構造を備えたExcelは、プロセスを正確に反映するために形状や矢を簡単に移動できるため、フローチャートを作成するのに理想的なプラットフォームです。
あなたがあなたの運用を合理化しようとしている中小企業の所有者、あなたのチームのワークフローを改善しようとしているマネージャー、またはプロセスの文書化を担当する従業員であろうと、Excelでフローチャートを作成する方法を知ることは貴重なスキルです。ワークライフをより簡単にするだけでなく、ビジネスプロセスの生産性と効率を向上させることでもあります。さらに、それを行うためにハイテクウィザードである必要はありません。Excelは、そのSmartART機能でプロセスを簡素化します。それでは、Excelでビジネスプロセスフローチャートを作成する方法を学びましょう。
始める前に、私たちが達成しようとしていることを理解しましょう。 Excelでビジネスプロセスフローチャートを作成すると、ビジネスオペレーションの手順に関する視覚的なガイドが提供されます。ワークフローを理解し、プロセスを他の人に伝え、改善のための領域を特定するのに役立ちます。
ステップ1：Excelを開き、SmartArtを選択します
新しいExcelドキュメントを開き、[挿入]タブに移動し、[smartart]をクリックします。
「SmartArt」ウィンドウには、選択できるさまざまなグラフィックがあります。ビジネスプロセスフローチャートの場合、「プロセス」カテゴリの下にあるオプションのいずれかを選択する必要があります。このステップは、フローチャートの基盤を設定します。
ステップ2：フローチャート設計を選択します
チャートするプロセスに一致するデザインを選択します。
各デザインには、異なるレイアウトとステップ数が付属しています。デザインを選択する際のプロセスの複雑さと手順数を考慮してください。必要に応じて後でデザインを変更できます。
ステップ3：プロセスの手順を記入します
ボックスをクリックして、ビジネスプロセスの手順を入力します。
続きを読む：Googleドキュメントでフローチャートを作成する方法：ステップバイステップガイド
手順を埋めながら、プロセスの順序と流れについて考えてください。各ステップが論理的に次のステップに流れることを確認してください。 [SmartArtデザイン]タブで[形状を追加]または[削除]ボタンをクリックして、必要に応じてステップを追加または削除できます。
ステップ4：フローチャートをカスタマイズします
色、形、サイズを変更して、フローチャートをより明確にし、視覚的に魅力的にします。
Excelは、フローチャートをプロフェッショナルに見せるために、さまざまなフォーマットオプションを提供しています。これらのオプションは、「SmartArt Design」および「Format」タブでアクセスできます。色を使用して、ステップの種類を区別したり、プロセスの重要な部分を強調したりします。
ステップ5：必要に応じてレイアウトを調整します
形状を動かしてプロセスをよりよく反映し、矢印を調整して流れの方向を示します。
Excelの柔軟性により、プロセスが正確に反映されるまでフローチャートの要素を再配置できます。矢印キーを使用するか、クリックしてドラッグして形状を移動します。矢印が、プロセスの流れを明確にする方法で手順を接続することを確認してください。
長所
| 利点 | 説明 |
|---|---|
| 明確さ | フローチャートは、プロセスの明確で視覚的な表現を提供し、一目で理解しやすくなります。 |
| コミュニケーション | チームメンバー、利害関係者、または新しい従業員にプロセスを説明するためのコミュニケーションツールとして使用できます。 |
| 効率 | プロセスでボトルネックと冗長性を特定すると、改善につながり、全体的な効率が向上します。 |
短所
| 欠点 | 説明 |
|---|---|
| 複雑 | 非常に複雑なプロセスでは、Excelのフローチャートは乱雑すぎたり扱いにくい場合があります。 |
| 学習曲線 | Excelまたはフローチャートに不慣れな人には、初期の学習曲線がある場合があります。 |
| 限られた設計オプション | Excelはいくつかのカスタマイズを提供していますが、専用の図ソフトウェアの高度な設計機能がない場合があります。 |
追加情報
Excelでビジネスプロセスフローチャートを作成することは、プロセスを視覚化するだけでなく、それらの分析と改善にも役立ちます。フローチャートは単なる静的ドキュメントではなく、プロセス管理のためのツールであることを忘れないでください。プロセスが進化するにつれて、チャートを調整することを恐れないでください。 Excelの柔軟性により、変更が発生したときにフローチャートを簡単に更新できます。
もう1つのヒントは、フローチャートの作成プロセスにチームを巻き込むことです。共同入力は、プロセスのより包括的かつ正確な表現につながる可能性があります。さらに、全員が同じページにいることを保証します。
最後に、あなたの仕事を救うことを忘れないでください。他のExcelファイルと同様に、フローチャートでExcelドキュメントを保存できます。また、PDFまたは画像ファイルとしてエクスポートして、Excelを持っていない可能性のある人と共有することもできます。
まとめ
- Excelを開き、[挿入]タブから[smartart]を選択します。
- 「プロセス」カテゴリからフローチャート設計を選択します。
- ボックスをクリックして入力して、プロセスの手順を入力します。
- 明確さと視覚的な魅力のためにデザインをカスタマイズします。
- 形状と矢印のレイアウトを調整して、フローを正確に反映します。
よくある質問
私が始めた後、フローチャートにさらに手順を追加できますか？
はい、[SmartArtデザイン]タブで[形状の追加]ボタンをクリックして、さらに手順を追加できます。
フローチャートをExcelを持っていない人と共有できますか？
はい、フローチャートをPDFまたは画像ファイルとしてエクスポートして、他の人と共有できます。
単一のフローチャートにはプロセスが複雑すぎる場合はどうなりますか？
プロセスを複数のフローチャートに分割することを検討します。それぞれがプロセスの異なる部分を表しています。
フローチャートを印刷できますか？
はい、Excelからフローチャートを直接印刷できます。印刷する前にページに収まることを確認してください。
ビジネス以外のプロセスにフローチャートを使用できますか？
絶対に！フローチャートは、個人的、教育的、またはその他のものであろうと、あらゆるプロセスに使用できます。
結論
Excelでビジネスプロセスフローチャートを作成することは、ビジネスの領域の誰もが非常に利益をもたらすスキルです。これは、ビジネスプロセスを視覚化、コミュニケーション、改善するための強力な方法です。あなたがベテランのExcelユーザーであろうとプラットフォームの新品であろうと、この記事で概説されている手順は、効果的なフローチャートを作成する際にガイドします。
練習すれば、フローチャートを簡単に盛り上げることができ、チームや組織にとって貴重な資産になります。それでは、試してみてください。ビジネスプロセス（そして同僚）が感謝します！