Outlookで自動レプリーを作成するのは簡単です。クイックランチに出かけたり、2週間の休暇をとったりする場合でも、自動応答をセットアップすると、連絡先を簡単に簡単に保つことができます。ほんの数歩でOutlookで自動修正をすばやくセットアップする方法は次のとおりです。
ステップに飛び込む前に、ここで達成しようとしていることを理解しましょう。 Outlookでオートレプリーをセットアップすることで、指定された期間中にメールを送信する人に自動化されたメッセージを送信できます。これは、すぐにメールに応答できない場合に特に便利です。
ステップ1：Outlookを開き、「ファイル」をクリックします
まず最初に、Outlookアプリケーションを開く必要があります。
Outlookになったら、画面の左上隅にある「ファイル」をクリックします。これにより、アカウント情報セクションが開きます。
ステップ2：「自動応答」を選択します
「ファイル」をクリックした後、オプションのリストが表示されます。 「自動返信（オフィス）」を探してクリックします。
「自動応答」を選択すると、自動応答メッセージをセットアップできる新しいウィンドウが開きます。
ステップ3：「自動応答の送信」を選択します
[自動応答]ウィンドウでは、「自動応答を送信しない」または「自動応答の送信」を選択するオプションがあります。必ず「自動応答の送信」を選択してください。
選択したら、必要に応じて自動修正の開始時間と終了時間を指定できます。これはオプションですが、休暇や特定のイベントに役立ちます。
ステップ4：自動応答メッセージを書きます
さて、今こそ、人々があなたに電子メールを送るときに受け取るメッセージを書く時が来ました。
「組織内」と「組織の外」という2つのタブがあります。あなたはあなたの会社内の人々とその外の人々に異なるメッセージを設定することができます。これは、同僚により詳細な情報を提供したい場合に役立ちます。
ステップ5：ルールを設定する（オプション）
空想を取得したい場合は、自動応答ウィンドウの左下にある「ルール…」をクリックして、自動レプリーの特定の条件を設定できます。
このステップはオプションですが、特定の人やメッセージの種類に自動レプリーを調整することができます。
ステップ6：[OK]をクリックして設定を保存します
メッセージと設定に満足したら、「OK」をクリックしてすべてを保存します。
これで、自動反復がセットアップされ、指定したように着信電子メールに応答します。
これらの手順を完了すると、Outlookは設定したメッセージを使用して着信メッセージに自動的に返信します。指定した終了時間が到着すると、時間範囲を設定すると、自動応答が自動的にオフになります。そうでない場合は、同じ手順に従って「自動応答を送信しない」を選択して、自動レプリーを手動でオフにする必要があります。
- オートリプのメッセージを明確かつ簡潔に保ちます。
- オートレプリーメッセージに不在の時間枠を含めてください。
- 緊急の問題が発生した場合、自動繰り返しのメッセージに代替の連絡先に言及してください。
- 特定のガイドラインがあるため、自動レプリーズに関する会社のポリシーを確認してください。
- 終了時間を設定しなかった場合は、自動応答をオフにすることを忘れないでください。
よくある質問
特定の連絡先のために自動応答を設定できますか？
はい、ステップ5の特定の連絡先のルールを設定して、それに応じて自動レプリーを調整できます。
自動レプリーは、指定された時間枠のみで送信されますか？
開始時間と終了時間を設定すると、自動レプリーはその期間中にのみ送信されます。
同僚や外部の連絡先向けにさまざまなメッセージがありますか？
はい、「私の組織内」と「組織外」タブを利用することにより、内部および外部の連絡先に異なるメッセージを送信できます。
自動修復をオフにするのを忘れた場合はどうなりますか？
終了時間を設定しなかった場合は、「自動応答」に戻り、「自動応答が送信されない」を選択することにより、手動でオフにする必要があります。
Outlookが閉鎖されている場合、Auto Replyは機能しますか？
はい、自動レプリーは、サーバーによって処理されているため、Outlookが閉じられている場合でも機能します。
まとめ
- Outlookを開き、「ファイル」をクリックします
- 「自動応答」を選択します
- 「自動応答の送信」を選択してください
- 自動応答メッセージを書いてください
- ルールを設定する（オプション）
- [OK]をクリックして設定を保存します
結論
Outlookで自動レプリーを設定することは、利用できないときにメールを管理するためのシンプルで効果的な方法です。それはあなたの連絡先が暗闇の中に残されないことを保証し、なぜあなたが答えていないのか疑問に思います。プロセスにはほんの数分かかりますが、利点は長続きします。印象が重要であり、自動繰り返しは、反応しないと思われると、連絡先の時間を思いやりがあることの違いになります。
また読む：Outlookメールの作成方法：ステップバイステップガイド
覚えておいてください、素晴らしい自動反復の鍵は明確で簡潔さです。あなたはあなたのメッセージを混乱せずに理解したいです。また、終了時間を指定していない場合は、自動レプリーをオフにするためのリマインダーを設定することを忘れないでください。これらのヒントとステップを使用すると、プロのようなOutlookで効果的な自動レプリーを作成することになります。幸せな電子メール！