Outlook Inboxを開くたびに、メールの海でown死していることに気付きますか？電子メールフィルターを作成することは、必要なライフブイかもしれないからです。 1分も経たないうちに、着信電子メールを指定されたフォルダーに自動的に並べ替えるフィルターをセットアップして、受信トレイ管理を簡単にすることができます。
私たちが核心に飛び込む前に、私たちがこれからしようとしていることを理解しましょう。 Outlookで電子メールフィルターを設定することにより、選択した基準に基づいて電子メールを自動的に整理するようプログラムに伝えています。それは、各メールがどこに行くべきかを正確に知っているパーソナルアシスタントを持っているようなものです！
ステップ1：Outlookを開き、[ホーム]タブに移動します
Outlookプログラムを開き、[ホーム]タブに表示されます。これは、Outlookを開くときにデフォルトのタブです。
ホームタブは、ルールを作成するオプションなど、基本的な電子メール管理に必要なツールのほとんどを見つけることができます。これは、フィルターの別の名前です。
ステップ2：[ルール]ボタンをクリックして、[ルールとアラートの管理]を選択します
[ホーム]タブの移動グループの[ルール]ボタンを探して、クリックします。次に、ドロップダウンメニューから「ルールとアラートの管理」を選択します。
「ルール」ボタンは、フィルターだけでなく、電子メールのあらゆる種類の自動アクションを作成するためのゲートウェイです。
ステップ3：[ルールとアラート]ダイアログボックスで、「新しいルール」をクリックします
ルールとアラートダイアログボックスが表示されると、既存のルールのリストが表示されます。 「新しいルール」をクリックして、新しいフィルターの作成を開始します。
これは、新しい電子メールフィルターの基準を定義し始める場所です。
ステップ4：テンプレートを選択するか、空白のルールから開始します
Outlookは、一般的なルール用のさまざまなテンプレートを提供します。または、ニーズがより具体的である場合は、空白のルールから開始できます。
テンプレートを選択すると時間を節約できますが、テンプレートのいずれもニーズに完全に適合していない場合は、ゼロから始めることを恐れないでください。
ステップ5：フィルターの条件を設定します
フィルターを適用するには、どの条件を満たす必要があるかを決定します。これは、送信者のアドレス、件名の特定の単語、または他のオプションの中でも、電子メールの重要なレベルです。
フィルターがあなたが望むように機能するようにできる限り具体的にしてください。
ステップ6：条件を満たす電子メールに何が起こるかを選択します
条件を設定した後、これらの条件を満たす電子メールに何が起こるかを選択します。オプションには、電子メールを特定のフォルダーに移動したり、削除したり、別のメールアドレスに転送することも含まれます。
これらのメールに何が起こりたいかについて慎重に考えてください。これは、受信トレイとの対話に影響を与えるためです。
ステップ7：ルールの設定を完成させ、フィルターに名前を付けます
ルールの設定を確認し、必要な調整を行うことができます。新しいフィルターに、それが何をするかを思い出すのに役立つ名前を付けてください。
明確で説明的な名前は、複数のフィルターをセットアップしたときに各フィルターの目的を覚えておくのに役立ちます。
これらの手順を完了すると、新しい電子メールフィルターが稼働します。設定した条件に応じて着信電子メールを自動的に整理し、重要なことに集中するために解放されます。
Outlookメールフィルターを作成するためのヒント
- 混乱と重複するルールを避けるために、フィルターを簡単に保ちます。
- フィルターがまだ関連していることを確認するために、フィルターを定期的に確認および更新してください。
- 条件で特定のキーワードを使用して、フィルターの精度を高めます。
- カテゴリやフラグなどの他のOutlook機能と組み合わせて、最大の組織を組み合わせます。
- 新しいフィルターをいくつかのメールでテストして、完全に依存する前に意図したとおりに機能していることを確認してください。
よくある質問
フィルターを作成した後に変更したい場合はどうなりますか？
問題ない！ 「ルールとアラートの管理」オプションに戻るだけで、既存のフィルターを編集できます。
すでに受け取ったメールにフィルターを適用できますか？
はい、既存のメールでフィルターを実行できます。ルールとアラートダイアログボックスで[今すぐルールを実行]オプションを選択するだけです。
Outlookでいくつのフィルターを作成できますか？
作成できるフィルターの数には設定された制限はありませんが、多すぎると電子メール処理が遅くなる可能性があることに留意してください。
フィルターを使用して、すでに作成したフォルダーに電子メールをソートすることはできますか？
絶対に！フィルターのアクションを設定するときは、電子メールを移動するフォルダーを選択するだけです。
続きを読む：Outlookでメールをスケジュールする方法：ステップバイステップガイド
フィルターが機能していない場合はどうすればよいですか？
フィルターの条件とアクションを再確認して、すべてが正しく設定されていることを確認します。まだ機能していない場合は、フィルターを削除して再起動する必要がある場合があります。
まとめ
- Outlookを開き、[ホーム]タブに移動します。
- [ルール]をクリックして、「ルールとアラートの管理」を選択します。
- ダイアログボックスで[新しいルール]をクリックします。
- ルールテンプレートを選択するか、空白のルールから開始します。
- フィルターの条件を設定します。
- 条件を満たす電子メールに何が起こるかを選択します。
- 設定を完成させ、フィルターに名前を付けます。
結論
そこにあなたはそれを持っています、人々！ Outlookの電子メールフィルターを作成することは、仮想メールルームを整頓し、効率的に保つ簡単な方法です。上記のステップバイステップのチュートリアルに従って、自分に合ったシステムをセットアップして、メールでのふるいにかかる時間を減らし、本当に重要な時間をより多くの時間に費やすことができます。
整理された受信トレイは、より生産的な日につながることを忘れないでください。そのため、数分かかり、フィルターをセットアップして、乱雑が消えるのを見てください。トラブルに遭遇した場合は、提供されたヒントとFAQを参照してください。彼らはここに道路の隆起をナビゲートするのに役立ちます。
そして最後に、フィルターを定期的に確認することを忘れないでください。ワークフローが進化するにつれて、メール管理戦略も必要です。ハッピーフィルタリング、そして新しいOutlook電子メールフィルターの助けを借りて、よりクリーンでより整理された受信トレイになります！