Macでメールを整理するための12の最良の方法

WhatsAppなどのツールやInstagramのようなソーシャルメディアのメッセージング機能を使用してメッセージングの人気が高まっているにもかかわらず、電子メールは、特に仕事に関して、私たちの人生のほとんどで非常に重要な役割を果たしています。私たちの多くが私たちの仕事や個人的なアカウントに何百ものメールを受け取ることは、私たちがしていることすべての中心です。それはすべてを追跡することを困難にすることができます。この記事では、Outlook、Gmail、および組み込みのApple Mailアプリでメールを整理する方法を紹介して、必要なものを簡単に見つけることができます。

ヒント1。仕事と個人用のメールには個別のアカウントを使用してください

私たちの中には、これに関しては選択の余地がありません。会社で働いている場合、作業メールは個人的なメッセージから自動的に分離されます。しかし、自分で作業したり、サイドギグをしている場合は、すべてに同じアカウントを使用する場合があります。

仕事のために個別の住所を保持することで、仕事や個人的なものを分離するのがはるかに簡単になります。あなたは私がしていることをして、仕事や個人的な電子メールに別の電子メールクライアントを使用するかもしれません。そうすれば、個人アカウントから仕事のメールを送信する可能性はありません。

ヒント2。新しいメールボックスまたはフォルダーを作成します

Appleメールのメールボックスは、他の電子メールアプリケーションのフォルダーと同じです。さまざまな種類の電子メールメッセージを保存するフォルダーを作成すると、受信トレイが乱雑になりません。友人からのメールを収容し、もう1つはユーティリティ会社からのメールを保管するために持っていることができます。

メールで新しいメールボックスを作成するには、[メールボックス]メニューをクリックして、新しいメールボックスを選択します。次に、メールボックスをMac（MACで選択）のみで存在するか、そのメールアカウントで使用するすべてのデバイス（iCloudまたはアカウントプロバイダーが何でも選択）で存在するかどうかを選択します。次に、メールボックスに名前を付け、[OK]をクリックします。メールボックスを使用するには、メッセージを受信トレイから新しい受信トレイにドラッグするだけで、そこに移動します。

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ヒント3。メールの添付ファイルを整理します

メッセージからの添付ファイルは、多くの場合、Macにローカルにダウンロードおよび保存されます。時間が経つにつれて、これらのファイルは静かに積み上げられ、貴重なディスクスペースを消費することができます。

Macへのアクセスを失うことなく、これらの添付ファイルを安全に削除できます。それらは電子メールサーバーに保存されたままで、必要なときにいつでも再ダウンロードできます。フリーアップスペースへの添付ファイルを狩ることは、フィルターがあっても退屈です。幸いなことに、より簡単な方法があります。 CleanMymacのクリーンアップ機能は、Macをスキャンしてすべての添付ファイルを見つけて、それらを削除してスペースを取り戻すことができます。使用方法は次のとおりです。

1. 無料のCleanMymacトライアルを入手してください。
2. サイドバーでクリーンアップを選択します。
3. [スキャン]をクリックします。
4. スキャンが完了すると、ジャンクの量が見つかります。
5. すべてのジャンクを確認するには、すべての添付ファイルを確認して削除します。

ヒント4。スマートメールボックスを使用します

メールでは、スマートメールボックスが設定した基準によって決定されるメッセージを表示します。たとえば、特定の送信者からすべてのメッセージを表示するために1つを作成できます。メッセージは受信トレイからスマートメールボックスに移動されないため、スマートメールボックスは混乱を減らしません。彼らはメッセージをフィルタリングして、基準を満たすもののみが表示されるようにします。

メールで新しいスマートメールボックスを作成するには、[メールボックス]メニューをクリックして、新しいスマートメールボックスを選択します。スマートメールボックスに名前を指定し、表示するメッセージを選択するために使用する必要がある最初の基準を選択します。より多くの基準を追加する場合は、「+」をクリックします。終了したら、[OK]をクリックします。

ヒント5.着信メールのルールを作成します

メールを含むほとんどの電子メールアプリケーションでは、それに何が起こるかを指示する着信メールのルールを作成できます。たとえば、受信者または受信者のグループから特定のフォルダーにすべてのメッセージを移動するルールを作成できます。または、件名に指定された単語があるメッセージを自動的に削除するもの。

メールアプリにルールを作成します

1. メールアプリで、Command-Commaを押してMacメール設定を表示します。
2. [ルール]タブを選択し、[ルールの追加]をクリックします。
3. 説明ボックスで、ルールの名前を入力します。
4. メニューを使用して、ルールの最初の基準を設定します。
5. より多くの基準を追加するには、「+」をクリックし、すべての基準が満たされたときにルールを実行するか、それらのいずれかが満たされたときに実行するかを選択します。
6. 基準が満たされている場合に実行する必要があるアクションを選択します。
7. [OK]をクリックしてルールを保存します。

ルールを受信トレイに既に既存のメッセージに適用する場合は、[適用]をクリックします。それ以外の場合は、[開く]ダイアログボックスに[適用しない]をクリックします。

Outlookにルールを作成します

簡単なルールを使用して、Outlookを構成するように設定するには、メールを自動的にソートすることができます。たとえば、特定の送信者からすべてのメッセージを指定されたフォルダーに移動するルールを作成できます。

1. メッセージを右クリックして、ルールをクリックします。
2. [送信者の名前]から常にメッセージを移動することを選択します。
3. フォルダーを選択するか、新しいフォルダーを選択して新しいものを作成し、[OK]をクリックします。

Gmailでメールをフィルタリングするルールを作成します

Gmailのフィルターは、保存する検索であり、メッセージをアーカイブしたり、読み取りとしたり、転送したり、転送したりするなどの一致するメッセージにルールを適用することもできます。 Gmailで電子メールをより効率的に整理する方法を探している場合、それらは強力なツールです。

フィルターを作成するには：

1. 行きますgmail.comそしてあなたにログインします Gmailアカウント
2. 検索バーの右側にある受信トレイと設定アイコンをクリックします。
3. テキストボックスを入力してフィルターを作成し、オプションから選択します。
4. [フィルターの作成]をクリックします。
5. 次に、ボックス内のオプションから選択して、Gmailがフィルター基準を満たすメッセージをどうするかを知っているようにします。
6. [フィルターの作成]をクリックします。

ヒント6。Appleメールでカテゴリを使用します

Apple MailのMacOS Sequoiaバージョンは、メッセージを自動的に分類できる新しい機能を導入しました。 Apple Intelligenceを使用して、メールが何であるかを把握し、それに応じて分類します。次に、表示するカテゴリを選択できます。たとえば、プライマリはメールが最も重要だと思うメッセージですが、オンラインショッピングの領収書を見たい場合は、トロリーアイコンをタップしてトランザクションに関連するメールを表示できます。カテゴリを有効にするには、Apple Mail Inboxに移動し、上部の3つのドットをクリックして、showカテゴリを選択します。

ヒント7. Appleメールにメールを優先順位付けします

Macos Sequoia Mailでメッセージを整理する別の方法は、Show Priority機能を使用することです。この機能は、Apple Intelligenceを使用して、どの電子メールメッセージが最も時間に敏感であるかを選択します。それらは、最近受け取ったメッセージの上に、受信トレイの上部に置かれます。スイッチをオンにするには、ツールバー内の3つのドットをクリックして、優先順位メッセージの表示を選択します。

ヒント8。VIPとして連絡先を割り当てます

連絡先をVIPとして割り当てると、受信トレイにメッセージに対してスターを配置し、VIPと呼ばれるスマートメールボックスに表示します。 VIPを連絡させるには、送信したメールで名前をクリックして、ドロップダウンメニューから、VIPへの追加を選択します。

ヒント9。使用してください私に思い出させてください

Apple Mailには、あなたがそれらに応答できる立場にあるときに、あなたが後で重要な電子メールを思い出させることができる機能があります。他の電子メールアプリケーションには、スヌーズと呼ばれることもある同様の機能があります。 Apple MailでReming Meを使用するには、受信トレイのメッセージの上に2本の指で右にスワイプし、リマインダーの期間を選択するか、メッセージを右クリックして[リマインド]を選択して、期間を選択します。時間が届くと通知が表示され、メッセージは受信トレイの上部に表示されます。フォルダーやメールボックスでメッセージを思い出させ、熱心にアーカイブすることで、重要なメッセージに応答することを忘れないようにしながら、受信トレイを明確に保つことができます。

ヒント10。フラグメッセージがもっと簡単に見つけることができるように

受信トレイをクリアしたり、メッセージをフォルダーに移動したくない場合は、後で簡単に見つけることができるようにフラグを立てることができます。メッセージを右クリックまたはコントロールすると、フラグの色を選択してフラグのセクションに表示します。

ヒント11。読んでいないニュースレターからの登録解除

ショーカテゴリまたはスマートメールボックスを使用して、ニュースレターやプロモーションメールが受信トレイの乱雑さを防ぐのは素晴らしいことです。しかし、さらに良いことは、あなたが読んだことのない人からの登録を解除することです。ニュースレターまたはプロモーションメールの上部で登録解除をクリックして、メールでそれを行うことができます。ボタンがなければ、電子メールの下部に登録解除リンクがあるはずです。

ヒント12。メールを使用してください

iCloud+サブスクライバーの場合、Hide My Email機能を使用して、各ニュースレターまたはサインアップのプロモーションメールの新しいメールアドレスを作成できます。メールアドレスを入力するように求められたとき、MacOSは私のメールを非表示にするように促す必要があります。その後、一意のアドレスを生成し、自動充填を促します。そのアドレスへのすべてのメッセージは受信トレイに転送されますが、それをオフにするか、システム設定でメールアドレスを完全に削除することができます> [あなたの名前]> iCloud>私のメールを非表示にすることができます。

毎日たくさんのメールを受け取った場合、受信トレイはすぐに乱雑になり、圧倒されることさえあります。ただし、そのようである必要はありません。メッセージを見つけるためにできることはたくさんあります。 Macにメールを整理するための最良の方法については、上記のヒントに従ってください。