すべてのチームは、運用効率に影響を与える日常業務の課題に直面しており、毎週、毎月、四半期ごとのKPIに達することができません。それは誤解、手動入力を必要とするTo Doリストの繰り返しタスク、またはばらばらのチームである可能性があります。
幸いなことに、優れたワークフロー管理ツールは、すべてのビジネスタスクを合理化し、チームの接続性を改善し、運用上のエラーを減らすのに役立ちます。
ただし、ビジネスニーズに合わせた適切なワークフロー管理ソフトウェアを選択することは、言うよりも簡単です。選択プロセスの1つの間違いは、予算、リソース、または時間を費やす可能性があります。
このガイドでは、ビジネスに適したワークフロー管理ソフトウェアを選択する方法について知っておくべきことをすべて共有します。最後に、あなたは情報に基づいた決定を下すための知識を持っていますチームの生産性を最適化しますそして成功を促進します。
目次
あなたのビジネスニーズを評価します
あなたがしたい場合は ビジネスを開始すると、適切なワークフロー管理ソフトウェアは初日からゲームチェンジャーになります。タスクを整理し、コミュニケーションを合理化し、効率的な運用のための強力な基盤を設定するのに役立ちます。
ビジネスのニーズを評価するときは、以下を調べてください。
ビジネスプロセス
企業は、運用効率を達成するために合理化する必要があるさまざまなプロセスを持っています。
調査によると、企業の55.2％がワークフロー管理ソフトウェアを購入して、ワークフローの問題に対処しています。ここに彼らが合理化したいトップビジネスプロセスのいくつかがあります：
ワークフロー管理ソフトウェアの価値を最大化するには、組織のプロセスに合わせて正確に調整されたソリューションを選択する必要があります。
データ入力、従業員のオンボーディング、部門間コラボレーション、インバウンドコールの処理など、合理化が必要な重要なワークフローを徹底的にマッピングすることから始めます。これらの問題点は、適切なツールに導きます。
大量の複雑な操作をジャグリングする企業の場合、エンタープライズグレードのワークフローシステム業界向けに特別に構築されている垂直方向は、途方もない利益をもたらすことができます。
ヘルスケア組織堅牢なHIPAAコンプライアンス機能が必要になる場合がありますが、金融会社は高度なセキュリティと監査機能を必要とする場合があります。
逆に、小売業者は、マーケティングキャンペーン、在庫管理、顧客サービスのために業界固有の自動化を活用できます。
範囲に関係なく、ワークフローソリューションを評価する際には、透明性とオープン通信の向上が優先事項である必要があります。
最適なワークフロー管理ソフトウェアを選択する際には、通信を強化し、操作を合理化するツールが重要です。
たとえば、Blinkは、更新を効率的に共有し、コミュニケーションを促進することにより、チームのコラボレーションを改善するために設計された機能を提供し、メタ職場の代替品です。
Blinkなどのコラボレーションツールによって補完される適切なワークフローエンジンを実装することにより、ビジネスは独自のプロセスに合わせたデジタル職場を身につけます。
この意図的なアプローチにより、ボトルネックを排除し、費用のかかるエラーを削減し、チームの生産性を新たな高みへと推進するソフトウェアを選択し、進化するニーズに滑らかに適応させます。
チームコラボレーション
ワークフロー管理ソフトウェアのおかげで、組織全体の部門を統合し、スムーズなリアルタイムを促進することができますチーム間のコラボレーションとコミュニケーション、プロジェクトが正常に完了したことを保証します。
この調査によると、企業の32.9％が自動化がビジネスをより協力的にしたと報告しています。
共同機能を備えたワークフロー管理ソフトウェアを選択して、チームが共同で作業し、プロセスを調和させてビジネス目標を達成するために取り組むことができます。
以下は、ワークフロー管理ソフトウェアで探す機能です。
- リアルタイムのコミュニケーションとコラボレーション：全員が同じページにいることを保証し、プロジェクトのパフォーマンスを損なう誤解を減らします。
- カスタマイズ可能なワークフロー：ソフトウェアには、システムを使用するために必要なコントロールをチームに提供するために、複数のカスタマイズ可能なテンプレートが必要です。
- タスク管理：タスクの割り当て、締め切りの設定、およびチームメンバーが共通のビジネス目標を破るために取り組むための更新の追跡機能があるはずです
- ファイル共有とドキュメントコラボレーション：チームがドキュメントの最新バージョンに取り組み、数回クリックしてリアルタイムの変更を追跡できるようになります。
- 詳細なレポートと分析：さまざまなプロセスでチームのパフォーマンスを追跡し、それらを改善する方法を戦略化するために必要です。
統合
ワークフロー管理ソフトウェアを最大限に活用する方法の1つは、いくつかのサードパーティアプリケーションを統合するソフトウェアを選択することです。
これにより、クロスアプリケーションワークフローを作成できます。チームの生産性を向上させます、そしてあなたの会社をより協力的にします。
たとえば、統合できますプロジェクト管理ソフトウェアワークフロー管理ツールにオンラインデータ管理プラットフォームがあります。
チームは、プロジェクトのリアルタイムコラボレーションにプロジェクト管理ツールを使用し、集中プラットフォームを使用してワークファイルをオンラインデータプラットフォームにアップロードします。
ツールをセットアップしたら、頻繁に使用するSoftwareと統合することをお勧めします。クラウドストレージプロバイダー、ファイナンスプラットフォーム、およびオンラインデータベース。
良いオプションは、IAASに優しいプラットフォームを使用して、ワークフローシステムをお好みのSaaSソフトウェアと、プロセスを合理化するためのサードパーティツールと接続することです。
ZAPIER統合中心のワークフローツールの代表例です。これにより、企業はコーディングの知識なしで5,000を超えるアプリを接続することができ、異なるサービス間で自動化されたワークフロー（「Zaps」と呼ばれる）を作成できます。
たとえば、CRMに新しいリードが追加されたときにプロジェクト管理ツールに新しいタスクを自動的に作成したり、新しいファイルがクラウドストレージにアップロードされたときにスラック通知を送信したりできます。
または、好みのツールとサードパーティプラットフォームと組み込みの統合を備えたソフトウェアを選択します。
ただし、このようなワークフローソフトウェアに限られた統合オプションは、操作をスケーリングするときに問題を引き起こす可能性があります。
ソフトウェアオプションを評価します
ビジネスニーズを評価すると、ワークフロー管理のためのさまざまな利用可能なオプションが選択のためにあなたを台無しにするかもしれません。さまざまなオプションを見るときに考慮する必要がある重要な機能は次のとおりです。
企業向けのクラウドストレージ
クラウドストレージには多くのオプションがありますが、ファイルがデータ損失から保護され、ビジネスがデータ管理法を順守することを保証するために、より選択的でなければなりません。
プライバシーに関しては、Internxt Drive for BusinessオープンソースとGDPRに準拠したエンドツーエンドの暗号化クラウドサービスを提供します。
Internxt Driveは企業を保護しますランサムウェア攻撃とデータ損失エンドツーエンドの暗号化と、ファイルが暗号化され、バックアップされ、ハッカーから保護されている複数のサーバーを使用します。
他の企業とは異なり、Internxtはデータの暗号化キーを保持していないため、アカウントマネージャーによって許可されていない限り、誰もファイルにアクセスできません。
セキュリティを高めるために、チーム内で安全にドキュメントで共有およびコラボレーションし、プレミアムプランで最大100人のユーザーのチームを管理することができます。
長所：
- アクセス可能：従業員は、任意のデバイスのどこからでもファイルにアクセスでき、internxtドライブはハイブリッド、リモート、またはオフィス環境に適しています。
- カスタマイズ可能：メンバーをチームに追加し、必要に応じてメンバーにストレージを割り当てます。請求と支払いを簡単に管理し、個人アカウントとクラウドアカウントを切り替えます。
- コラボレーションフレンドリー：インターネットを介してファイルを安全に暗号化および送信し、パスワードを保護し、いつでも共有ファイルへのアクセスを制限します。
- 非常にスケーラブル：サブスクリプションプランをアップグレードまたはダウングレードして、ビジネスに必要なリソースと一致します。
- 将来の更新：ファイルバージョンとアクセスログなど、新しいリリースと更新がB2Bプランにすぐに追加されます。
使いやすさ
選択したワークフロー管理ソフトウェアは、すべてのチームメンバーが簡単にする必要があります。技術的能力。
チームは、さまざまな段階でタスクのフロー全体をキャプチャし、ITチームに依存せずに包括的なワークフローを作成するために簡単に使用できるはずです。
ノーコードプラットフォームを使用すると、チームがツールを学び、適応させやすくなり、さまざまな部門による採用の可能性が高まります。
さらに、従業員を奨励しますあなたの会社のワークフロー効率を向上させるために彼らのアイデアに貢献すること。
ワークフロー管理ソフトウェアで探すべき直感的な機能には、直感的な視覚モデリング、ドラッグアンドドロップフォームビルダー、自動レポートビルダー、ワークフローの視覚化が含まれます。
人気のあるワークフロー管理Monday.comのようなツールTrelloは、ドラッグアンドドロップ機能を備えた直感的なインターフェイスを提供し、さまざまなレベルの技術的専門知識を持つチームメンバーがアクセスできるようにします。
グラフィカルモデリングは、すべてのワークフローステップでプロセスと従業員および部門の役割を視覚化して、マッピングされたプロセスフローを作成するのに役立ちます。
一方、ドラッグアンドドロップフォームビルダーは、チームが重いリフティングを行わずに数分で洗練された要素を使用して動的なフォームを作成できるようにします。
スケーラビリティ
あなたのビジネスは、変化するニーズを満たすために成長し、適応するために未来的なワークフローシステムを必要としています。
ワークフローツールは、より大きなユーザーベースを処理し、ビジネスオペレーションを拡大し、複雑な作業手順を拡大し、デレイに遭遇したり、チームからの複雑な調整を必要とせずに毎日のデータボリュームを処理できるはずです。
スケーラビリティのために構築されたワークフローシステムを選択するには、ソフトウェアのアーキテクチャ、パフォーマンス機能、カスタマイズオプション、セキュリティ機能。
たとえば、多くのカスタマイズオプションを備えたワークフロー管理ツールにより、ワークフローを調整して特定のプロセスを満たし、最適化されたソフトウェアシステムを実現できます。
JiraやNintexなどのエンタープライズレベルのソリューションは、複雑なワークフローと成長チームを処理するように設計されており、大幅な拡大を計画している企業に適しています。
セキュリティとコンプライアンス
最高のワークフロー管理ツールには、セキュリティポリシーとフレームワークがあり、組織のITインフラストラクチャを保護するための業界固有の規制に準拠しています。外部の脅威からの機密データ。
ソフトウェアをホストするサーバーが、HIPAAコンプライアンスおよびISO 27001：2005。
さらに、ワークフローツールには、データ暗号化、ロールベースのセキュリティなどの堅牢なセキュリティプロトコルがあることを確認してください。多要因認証（MFA）。
MFAを組み込むことで、追加のレベルの保護が提供され、不正なエントリに対する会社のデータの安全性が保証されます。
ワークフロー管理システムを選択する際には、MFAに対応する機能を考慮に入れることが重要です。これは、事業運営の確保と繊細なデータの機密性を保存することに大きく貢献できるためです。
コストと価格設定
ソフトウェアを所有または使用することに関連するコストは、予算やビジネスのニーズに合わせて必要です。
価格は、さまざまなワークフロー管理ツール間で大きく異なる場合があります。たとえば、Asanaは小さなチーム向けの無料の基本計画を提供しますが、Smartsheetのようなエンタープライズソリューションはユーザーごとのコストが高くなりますが、より高度な機能を提供する場合があります。
オンサイトワークフローシステムを使用することを選択した場合、ソフトウェアライセンスを取得して主要なアップグレードを行うための前払いコストの予算があります。
クラウドワークフローシステム、サブスクリプション料金、アップグレード、メンテナンス、技術サポートなどの定期的なコストの予算があります。
ワークフローシステムの最も一般的な支払いモデルは、サブスクリプションベースの価格設定モデルまたは従量制の支払い計画であり、Internxtオブジェクトストレージ、企業向けに大量のストレージを処理するためのオブジェクトストレージサービスなどのサービスがあります。
プロバイダーは、1か月あたりのユーザーあたりの価格サブスクリプションベースの支払いモデル。それらを「管理者」や「ビューのみ」などの層に分類し、追加のユーザー層を採用する際にコストを増やします。
従量制の価格設定モデルを使用すると、ビジネスのリソースを支払うことができます。費用対効果。
たとえば、ベンダーは、3〜5プロセスのワークフローを作成および自動化するために、毎月80ドルを支払うなど、階層型構造を提供できます。
特に、ワークフローツールは、選択したプラン、必要なツールスイート、ストレージ要件などに応じて、1か月あたり1か月あたり2ドルから1か月あたり50ドル以上のコストがかかります。
ワークフローソフトウェアのコストを決定するには、supportに連絡して、すべての隠された料金をカバーする明確で透明な価格設定フレームワークを提供します。
ソフトウェアの実装と採用
ワークフロー管理ソフトウェアを購入した後、さまざまなチームが徐々に採用しているため、効率的なワークフローを実装するために使用します。選択したソフトウェアに期待できることは次のとおりです。
展開とセットアップ
優れたワークフロー管理ツールは、利害関係者がありふれたタスクを合理化し、チームのパフォーマンスを向上させるためのセットアップと展開が簡単でなければなりません。
プロバイダーのチームは、ワークフローバージョンに関係なく、ソフトウェアをシームレスにセットアップおよび展開するのに役立つようにスタンバイをする必要があります。
また、組織内のカスタムワークフローを展開するための実装プロセスをサポートするために、最良の展開プラクティスに従う必要があります。
実装プロセスがどのように見えるかは次のとおりです。
- ビジネスプロセスマッピング。自動化および管理するプロセスに関するデータを収集します。あなたのビジネスが苦労している1つまたは2つのプロセスを選択して、始めましょう。
- 利害関係者を特定し、それらに相談してニーズを判断し、さまざまな自動化主導のワークフローをセットアップするのに役立ちます。
- ワークフロービルダーを利用して、ワークフローの手順を視覚的に表す。次の段階に進む前に、すべての利害関係者から意見を集めます。
- ワークフロー管理ソフトウェア内でワークフローとフォームを設計します。ローコードワークフローシステムのドラッグアンドドロップ機能を使用して、ワークフローテンプレートを設計および変更します。
- シンプルな自動化ツールを使用してワークフローを自動化します。
- バトルテストユーザーのパイロットグループを使用してワークフローをテストして、設計が正確であることを確認します。
- ワークフローシステムを使用して、ツールの迅速な採用を促進する方法についてユーザーを訓練します。
- システムを起動し、作成したプロセスとワークフローに関する洞察の収集を開始します。
トレーニングとサポート
ワークフロー管理ソフトウェアの実装フェーズを成功させるには、ベンダーは適切なものを提供する必要があります継続的なトレーニングとサポート。
これにより、ワークフロー管理アプリケーションを使用するためのスムーズな移行が提供されます。そのため、ワークフロー管理ソフトウェアを購入する前に、ベンダートレーニングリソースのガイドと彼らが提供するサポートの種類を確認してください。
たとえば、製品チュートリアルビデオを備えたリソースセンターとナレッジベースファイルチームが組織内の退屈なワークフロープロセスを作成および合理化するために、ツールを使用するために必要なスキルをチームに装備します。
Blinkには、ユーザーガイド、内部サポートドキュメント、管理者ガイドなどのリソースを備えたヘルプセンターがあり、ユーザーが複数の問題を修正するのを支援しています。
全員の学習スタイルに対応するために、オンライン、対面、またはドキュメントを通じて、複数の形式でトレーニングを提供します。
たとえば、管理者のコーチングセッションにより、管理者はそれぞれの責任のニーズを満たすためにスキルを向上させることができます。
さらに、ベンダーには、電話、ライブチャット、SMSを介して到達可能な高品質のサポートスタッフが必要です。
彼らは、あなたのチームが毎日のタスクを実行し、ボトルネックを減らし、労働力効率を高めるときに経験している課題を解決するのを助けるべきです。
結論
適切なワークフロー管理ソフトウェアを使用することは、最大の運用効率を達成するために重要です。タスクを合理化し、チームのコラボレーションを改善し、ビジネス目標をより効果的に達成できます。
ビジネスニーズを徹底的に評価したり、ソフトウェアのオプションを評価したり、使いやすさを検討したりするなど、上記の措置を講じることで、組織に合わせたワークフローソリューションを見つけることができます。
さらに、ソフトウェアの選択を行うときは、セキュリティとコンプライアンスに優先順位を付けることを確認してください会社のデータを保護しますそして、それは攻撃からのインフラストラクチャです。