コンピューターの前にいない場合でも、適切なタイミングでメールを送信したいと思ったことはありませんか? Microsoft Outlook には、まさにそれを実現する素晴らしい機能があり、今すぐメッセージを作成し、後で送信するようにスケジュールすることができます。これは簡単なプロセスです。通常どおりメールを作成し、送信ボタンを押す前に、[オプション] メニューに移動して [配信の遅延] 設定を見つけます。ここでは、メールを配信したい正確な日付と時刻を簡単に選択できるため、メッセージがいつ誰かの受信箱に届くかを完全に制御できます。
このセクションでは、Microsoft Outlook で電子メールの遅延配信を設定し、希望した時間にメッセージが確実に届くようにするために必要な正確な手順を説明します。
ステップ 1: Outlook で新しい電子メール メッセージを開きます。
まず、送信する予定の他のメッセージと同様に、新しいメールを開始する必要があります。これを行うには、通常 Outlook ウィンドウの左上隅にある [新しいメール] ボタンをクリックします。このアクションにより、コミュニケーションを作成するための見慣れた空白のキャンバスが開きます。
ステップ 2: 通常どおりにメールを作成します。
「To」、「Cc」、「Bcc」フィールドに入力し、件名を入力し、メッセージの本文を作成します。送信時間についてはまだ心配する必要はありません。自分の考えを明確かつ効果的に書き留めることに集中してください。メッセージが最終的に送信されるときに希望どおりに表示されることを確認してください。
ステップ 3: 新しいメッセージ ウィンドウの [オプション] タブに移動します。
電子メールの作成が完了し、送信する準備ができたら、電子メール ウィンドウの上部にあるリボン メニューを確認します。 「メッセージ」や「挿入」などのいくつかのタブが表示されます。「オプション」タブをクリックすると、さまざまなツールと機能のセットが表示されます。ここで、必要な特別な設定を見つけます。
ステップ 4: [その他のオプション] グループの [配信の遅延] をクリックします。
[オプション] タブ内で、通常は [その他のオプション] などのラベルが付いているセクションを探します。このグループ内で、「配信の遅延」というボタンまたはアイコンを見つける必要があります。それをクリックすると、「プロパティ」という新しい小さなウィンドウがポップアップし、選択できるようになります。
以下も参照してください。Outlook で電子メールをスケジュールする方法: ステップバイステップ ガイド
ステップ 5: 「以前に配達しない」ボックスにチェックを入れ、ご希望の日時を選択します。
[プロパティ] ウィンドウに、[以前は配信しない] の横にチェックボックスが表示されます。必ずこのボックスにチェックを入れてください。チェックを入れると、ドロップダウン メニューとカレンダーを使用して、電子メールを送信する特定の日付と時刻を選択できます。これは、メッセージが送信トレイから送信されるまさにその瞬間であるため、ここは正確に入力してください。
ステップ 6: 「プロパティ」ウィンドウを閉じて、「送信」をクリックします。
配達日時を設定したら、「プロパティ」画面の「閉じる」ボタンをクリックします。電子メールメッセージに戻ります。それでは、通常の「送信」ボタンをクリックしてください。驚かないでください。あなたのメールはすぐに空に消えるわけではありません。
遅延配信を設定した後に [送信] をクリックすると、メールは Outlook の [送信トレイ] フォルダーに移動します。指定した正確な日時まで辛抱強く待ちます。この時点で、Outlook アプリケーションが開いていてインターネットに接続されている限り、電子メールは目的の受信者に自動的に送信されます。スケジュールされた時刻に Outlook が開いていない場合は、次回アプリケーションを開いてインターネットに接続したときに電子メールが送信されます。
Microsoft Outlook でメールをスケジュールするためのヒント
- Outlook を開いたままにする:電子メールを時間どおりに送信するには、通常、Outlook を開いてインターネットに接続する必要があります。閉じている場合は、スケジュールされた時間が経過した後に Outlook を再度開き、インターネットに接続するとすぐに電子メールが送信されます。
- 送信前に編集:いつでも「送信トレイ」フォルダーに移動して、スケジュールされた電子メールを開いて、送信前にその内容、受信者、さらには予定された配信時刻を変更することができます。変更を保存することを忘れないでください。
- 必要に応じてキャンセル:スケジュールされたメールを送信したくない場合は、「送信トレイ」でそのメールを見つけて削除してください。他のドラフトを削除するのと同じです。
- タイムゾーンに使用:この機能は、異なるタイムゾーンにいる人に電子メールを送信する場合に最適です。都合の良いときにいつでもメールを作成し、営業時間内にメールが届くようにスケジュールできます。
- 重要な日付を覚えておいてください:スケジュールされたメールを使用して、自分自身や他の人に重要なイベント、誕生日、またはプロジェクトの期限を思い出させます。これは、ビートを逃さないようにするための素晴らしい方法です。
- 送信トレイを管理する:多数のメールをスケジュールする場合は、「送信トレイ」に注目してください。これにより、保留中の内容を追跡し、忘れたり誤って送信されたりすることがないようにすることができます。
メールのスケジュール設定に関するよくある質問
スケジュールされた送信時刻にコンピューターの電源が入っていない場合はどうなりますか?
スケジュールされた電子メールの送信時にコンピューターの電源がオフになっているか、Outlook が閉じている場合、電子メールはその瞬間に配信されません。代わりに、メールは「送信トレイ」に残り、次回 Outlook を開いてコンピューターがインターネットに接続されたときに自動的に送信されます。したがって、セットアップが実行されていない場合でも、予定より少し遅れて起動されます。
Outlook で定期的なメールをスケジュールできますか?
いいえ、Outlook の「遅延配信」機能は、1 回限りのスケジュールされた送信用に設計されています。この特定の機能を使用して、毎週のリマインダーなど、一定の間隔で繰り返し自動的に電子メールを送信するように設定することはできません。定期的なメッセージの場合は、新しいメールを生成するカレンダー リマインダーやサードパーティのアドインなど、他のツールを使用する必要がある場合がありますが、基本的な「遅延配信」ではこれが提供されません。
電子メールが正しくスケジュールされているかどうかを確認するにはどうすればよいですか?
遅延メールで [送信] をクリックすると、メールは [送信トレイ] フォルダーに移動します。 Outlook の「送信トレイ」に移動するだけで、スケジュールが設定されていることを確認できます。電子メールがそこに留まり、指定された送信時刻を待っているのがわかります。 「送信トレイ」にある場合は、正しくスケジュールされており、送信する準備ができています。
午前 9 時 17 分など、正確な分にメールが配信されるようにスケジュールできますか?
もちろん、正確な時間を完全に制御できます。 「プロパティ」ウィンドウで配信時刻を設定している場合、電子メールを送信する正確な時間と分を手動で入力または選択できます。したがって、午前 9 時 17 分が目標の場合は、分単位で設定できます。
どれだけ先のメールをスケジュールできるかに制限はありますか?
一般に、Outlook の「遅延配信」機能を使用してメールをどれくらい先までスケジュールできるかについて、厳密な技術的な制限はありません。数か月または数年先の日付を選択することもできます。ただし、送信するには Outlook を開いて接続する必要があるため、あまりにも遠いスケジュールを設定すると、そのことを忘れてしまったり、その前にシステムが変更されたりする可能性があることに注意してください。
まとめ
- 新しい電子メール メッセージを開きます。
- メールの内容を書きます。
- 「オプション」タブに移動します。
- 「配達を遅らせる」をクリックします。
- お届け希望日時を設定します。
- プロパティを閉じて「送信」をクリックします。
結論
Microsoft Outlook で電子メールをスケジュールする技術を習得することは、生産性とコミュニケーションの効率を向上させたいと考えている人にとって、真の変革をもたらします。考えてみてください。重要なメッセージを送信する必要があるにもかかわらず、今すぐ送信すると誰かの受信箱に埋もれてしまうことがわかっていたことが何度ありますか?あるいは、真夜中に友人の誕生日を思い出して、もっと適切な時間に届く温かい願いを送りたいと思ったのかもしれません。このシンプルかつ強力な機能により、メッセージのタイミングを制御して、メッセージが最も影響力のあるタイミング、または単に最も適切なタイミングで配信されるようにすることができます。それは、完璧なタイミングでメモを忘れずに届けてくれるパーソナルアシスタントがいるようなものです。
この機能は、異なるタイムゾーンにまたがって作業する専門家にとって特に役立ちます。勤務時間内にメールの下書きを作成し、同僚や顧客の営業時間内にメールが届くようにスケジュールしておけば、コミュニケーションが迅速に確認され、早朝の洪水で失われないようにすることができます。さらに、独自のワークフローを管理するための優れたツールです。メールの作成をバッチ処理して配信のスケジュールを設定すると、精神的なスペースが解放され、一日中メールの送信に気をとられることがなくなります。より集中した仕事のアプローチをサポートし、緊急のメールを送信するためにコンテキストを頻繁に切り替えることなくタスクに集中できます。
さらに、電子メールのスケジュール設定は、個人的なリマインダーやお願いごとの救世主にもなります。記念日や重要なフォローアップを忘れたことはありませんか?遅延配信では、メッセージが必要なときに正確に配信されることを信頼して、設定しておけば忘れることができます。ストレスを軽減し、仕事上でもプライベートでも重要な人間関係を維持するのに役立ちます。この機能の美しさはその単純さにあります。複雑なセットアップや高度な技術的知識は必要ありません。誰でもすぐに習得できるMicrosoft Outlook で電子メールをスケジュールする方法そしてすぐにその恩恵を享受し始めます。さあ、試してみてください。電子メールのタイミングをコントロールし、コミュニケーション戦略を強化し、新たなレベルの電子メールの習熟を体験してください。未来のあなたも、受け取った人もきっとあなたに感謝するでしょう。