ドキュメントをスキャンしてWordで保存することは簡単なプロセスです。必要なのは、コンピューターにインストールされているスキャナーとMicrosoft Wordだけです。ドキュメントをスキャンすると、ワードファイルとして編集、共有、保存できるデジタル形式に変換されます。
スキャンプロセスを完了すると、ドキュメントのデジタル化されたバージョンがあり、電子メールまたはクラウドストレージを介してコンピューターに簡単にアクセス、編集、保存するか、他の人と共有できます。
導入
今日のペースの速いデジタルの世界では、ハードコピードキュメントを編集可能なデジタルファイルにすばやく迅速に変換する機能は、ゲームチェンジャーです。あなたが学生であろうと、専門家であろうと、ホームオフィスを整理しようとしている人であろうと、ドキュメントをスキャンして言葉で保存する方法を知ることで、時間と手間をかけることができます。これは、ペーパーレス環境とリモートワークセットアップに向かって移動するにつれて、ますます関連性があるスキルです。
ただし、ドキュメントをスキャンするだけでは、利便性だけではありません。また、セキュリティとアクセシビリティについてです。ダメージや損失を起こしやすい物理ドキュメントとは異なり、デジタルファイルはどこからでもバックアップ、暗号化、アクセスできます。さらに、ドキュメントが単語形式になったら、テキストを編集、フォーマット、および簡単に検索できます。このチュートリアルは、ペーパートレイルをデジタル化し、ドキュメントをより多用途でユーザーフレンドリーにしたい人向けです。飛び込んで、ドキュメントをスキャンして言葉で保存する方法を学びましょう。
ドキュメントをスキャンしてWordで保存する方法に関するステップバイステップのチュートリアル
開始する前に、コンピューターにスキャナーとMicrosoft Wordがインストールされていることを確認してください。スキャンプロセスは、スキャナーモデルと使用している単語のバージョンによってわずかに異なる場合がありますが、一般的な手順は類似している必要があります。
ステップ1：ドキュメントを準備します
ドキュメントがきれいで、スキャン品質に影響を与える可能性のあるステープルや折り目がないことを確認してください。
お勧めの読み取り：iPadでドキュメントをスキャンする方法：初心者向けのステップバイステップガイド
ドキュメントの準備は、きれいで読みやすいスキャンに不可欠です。ジャムを引き起こしたり、スキャナーに損傷を与えたりする可能性のあるステープルやペーパークリップなどの障害物を取り除きます。ドキュメントがしわが寄ったり折りたたまれている場合は、最良の結果を得るために滑らかにしてみてください。ドキュメントの条件が改善すればするほど、スキャンの品質が向上します。
ステップ2：ドキュメントをスキャナーに入れます
スキャナーの蓋を開けて、ドキュメントをガラスの上に置きます。スキャナーのガイドラインに従って適切に調整します。
ドキュメントをスキャナーベッドに正しく配置すると、まっすぐスキャンしてすべてのコンテンツをカバーすることが保証されます。紙の配置場所を示すスキャナーのマーカーまたはガイドを探します。蓋を慎重に閉じて、ドキュメントを場違いに移動しないようにします。
ステップ3：Microsoft Wordを開きます
スキャンした画像を追加する場合は、コンピューターでMicrosoft Wordを起動し、新しいドキュメントを作成するか、既存のドキュメントを開きます。
スキャンされたドキュメントがインポートされる場所であるため、Wordから始めることが不可欠です。スキャンされた画像を既存のドキュメントに追加する場合は、どこに行きたいかを正確に知っていることを確認してください。
ステップ4：スキャナーにアクセスします
Wordでは、[挿入]タブに移動し、[写真]をクリックして、「スキャナーまたはカメラから」というオプションを選択します。
この手順は、単語のバージョンに基づいて異なる場合がありますが、「挿入」タブは通常、スキャンオプションを見つける場所です。スキャナーがリストされていない場合は、コンピューターに適切に接続されてオンになっていることを確認してください。
ステップ5：ドキュメントをスキャンします
リストからスキャナーを選択し、必要に応じて設定を調整し、「スキャン」を押してスキャンプロセスを開始します。
「スキャン」を押すと、スキャナーは仕事をしてドキュメントをデジタル化します。スキャナーと設定に応じて、これには少し時間がかかる場合があります。
ステップ6：スキャンされたドキュメントをWordに挿入します
スキャンが完了すると、Wordドキュメントの画像として表示されます。必要に応じて、再配置、サイズ変更、またはフォーマットできます。
これで、Wordファイルに物理ドキュメントのデジタルコピーがあります。ここから、画像を編集したり、それをトリミングしたり、その周りにテキストをラップしたりすることができます。
長所
| 利点 | 説明 |
|---|---|
| 利便性 | ドキュメントをワードに直接スキャンすると時間を節約し、ワークフローを合理化します。 PDFまたは画像ファイルにスキャンしてから変換するなど、中間ステップは必要ありません。 |
| 編集可能性 | ドキュメントが言葉になったら、テキストを簡単に編集し、フォーマットし、必要な変更を加えることができます。これは、頻繁に更新する必要があるフォームまたはドキュメントに特に役立ちます。 |
| 共有可能性 | デジタルドキュメントは、電子メールまたはクラウドサービスを介して簡単に共有でき、コラボレーションをより効率的にします。また、全員がドキュメントの最新バージョンを使用していることを確認することもできます。 |
短所
| 欠点 | 説明 |
|---|---|
| 品質の問題 | スキャンの品質が低い場合、またはドキュメントが形が悪い場合、結果は理想的ではないかもしれません。スキャンされた画像のクリーンアップに余分な時間を費やす必要があるかもしれません。 |
| 機器の依存 | 作業スキャナーとスキャンをサポートする単語のバージョンが必要です。誰もがこれらにアクセスできるわけではなく、この方法の有用性を制限する可能性があります。 |
| 学習曲線 | ハイテクに精通していない人にとっては、このプロセスは威圧的に見えるかもしれません。スキャンとインポートプロセスに慣れるのに時間がかかる場合があります。 |
追加情報
ドキュメントをスキャンして言葉で保存することは、実際の時間節約になる可能性がありますが、留意すべきいくつかの追加のヒントがあります。まず、スキャナーの解像度設定を常に確認してください。解像度が高いと画像が明確になりますが、ファイルサイズが大きくなります。ニーズに基づいてバランスを見つける必要があります。
さらに、色設定を検討してください。ドキュメントが白黒の場合、グレースケールでスキャンすると、品質を犠牲にすることなくファイルサイズを縮小できます。マルチページのドキュメントがある場合、一部のスキャナーでは、すべてのページを一度にスキャンして、単語に挿入できる単一のファイルを作成できます。
ドキュメントが言葉になったら、組み込みの光学文字認識（OCR）機能を使用して画像を編集可能なテキストに変換できることを忘れないでください。これは、ドキュメントを表示するだけではありません。自分で入力したかのようにテキストと実際に対話して変更できます。
まとめ
- 障害物を削除し、折り目を滑らかにすることにより、ドキュメントを準備します。
- ドキュメントをスキャナーベッドの上に置き、正面下に置き、適切に揃えます。
- コンピューターでMicrosoft Wordを開きます。
- Wordの「挿入」タブを介してスキャナーにアクセスします。
- スキャナーを選択し、設定を調整し、ドキュメントをスキャンします。
- スキャンした画像をWordドキュメントに挿入し、必要に応じて編集します。
よくある質問
私のスキャナーが言葉で現れていない場合はどうなりますか？
スキャナーがコンピューターに適切に接続され、オンになっていることを確認してください。それでも表示されていない場合は、単語やコンピューターを再起動してみてください。
一度に複数のページをスキャンできますか？
はい、多くのスキャナーには、複数のページを一度にスキャンする機能があり、単語に挿入できる単一のファイルを作成します。
スキャンされた画像をWordで編集可能なテキストに変換するにはどうすればよいですか？
WordのOCR機能を使用して、画像をテキストに変換します。画像を右クリックして、テキストに変換するオプションを選択するだけです。
スキャンされた画像が大きすぎる場合はどうすればよいですか？
スキャンする前にスキャナーの解像度設定を調整したり、Wordの画像編集ツールを使用してスキャン後の画像のサイズを縮小したりできます。
ドキュメントを色でスキャンできますか？
はい、ほとんどのスキャナーを使用すると、ドキュメントのニーズに応じて、色、グレースケール、または白黒スキャンオプションを選択できます。
結論
ドキュメントをスキャンしてWordで保存する方法を習得することは、ますますデジタルの世界で貴重なスキルです。契約、フォーム、または個人記録を扱うかどうかにかかわらず、このプロセスにより、重要なドキュメントが安全でアクセスしやすく、簡単に編集できるようになります。
それは単なる利便性だけではありません。それはあなたの情報があなたのために機能することを確認することです。あなたのスキャナーと言葉に慣れるために時間をかけてください、そしてすぐにあなたはプロのようなドキュメントをスキャンするでしょう。