スキャンされたドキュメントをWordで編集することは、最初は困難な作業のように思えるかもしれませんが、適切なツールと少しのノウハウを使用すると、間違いなく達成可能です。基本的に、スキャンされたドキュメントを光学文字認識（OCR）ソフトウェアを使用して編集可能な文書に変換する必要があります。変換されると、他のWordドキュメントと同じようにテキストを編集できます。
タスクを完了すると、スキャンされたドキュメントのように見える編集可能なWordドキュメントがあります。その後、タイプミスの修正、情報の更新、テキストの再フォーマットなど、必要な変更を行うことができます。
導入
ドキュメントをスキャンして、変更を行う必要があることに気付いたことがありますか？編集する必要があるドキュメントの紙コピーにこだわったことがある場合は、すべてを新しいドキュメントに再生することのフラストレーションを知っています。しかし、1つの単語をリトリックせずにスキャンしたドキュメントを編集可能な単語ファイルに変換する方法があると言ったらどうでしょうか？はい、あなたはそれを正しかった！このプロセスは、あなたが学生であろうと、専門家であろうと、書類を整理しようとしている人であろうと、定期的に文書を扱う人にとっては命の恩人です。
スキャンされたドキュメントをWordで編集することは、利便性だけではありません。効率と正確性についてです。スキャンされたドキュメントを編集可能な形式に変換することにより、リテイプを介して新しいエラーを導入するリスクなしにすぐに変更を加えることができます。さらに、編集するたびにドキュメントの新しいバージョンを印刷する必要がないため、時間とリソースを節約できます。このプロセスは、書類を扱う人に関連しています。契約、報告、学術論文、または個人文書です。飛び込み、スキャンされたドキュメントを機能させる方法を学びましょう。
Nitty-Grittyに到達する前に、私たちが何をしているのかを理解しましょう。スキャンされたドキュメントを使用し、OCRソフトウェアを使用してテキストを認識し、編集用に単語で開きます。簡単に聞こえますよね？始めましょう。
ステップ1：スキャンまたはドキュメントを見つけます
何よりもまず、ドキュメントのデジタルコピーが必要です。まだお持ちでない場合は、携帯電話でスキャナーまたはスキャンアプリを使用してスキャンしてください。
高解像度でスキャンすると、認識の精度に関しては最良の結果が得られます。ドキュメント全体が表示され、テキストと背景の間に良好なコントラストがあることを確認してください。
ステップ2：OCRソフトウェアを使用して、スキャンされたドキュメントを変換する
次に、OCRソフトウェアを使用して、スキャンされたドキュメントを編集可能な単語ファイルに変換します。
オンラインで利用できるOCRツールがたくさんあり、その一部は無料です。ドキュメントをアップロードすると、ソフトウェアはテキストを分析し、デジタル形式に変換します。
ステップ3：変換されたファイルをWordで開きます
OCRプロセスが完了したら、編集可能なドキュメントをダウンロードしてWordで開きます。
いくつかのフォーマットの違いや認識エラーに気付くかもしれませんが、これは正常です。 OCRは完璧ではありませんが、仕事を終わらせます。
ステップ4：必要に応じてドキュメントを編集します
Wordでドキュメントがあるので、他のテキストファイルと同じように編集できます。
OCRプロセス中に導入された可能性のあるエラーについては、ドキュメントを注意深く校正してください。
長所
| 利点 | 説明 |
|---|---|
| 時間節約 | OCRは、時間のかかる退屈な退屈な文書の手間を救うことができます。 |
| 正確さ | 手動データ入力を最小限に抑えることにより、エラーの可能性が大幅に減少します。 |
| 編集可能性 | 変換すると、ドキュメントは完全に編集可能で、必要な変更を加えることができます。 |
OCRを使用してドキュメントを変換すると、時間を節約するだけでなく、データが正確なままであることも保証されます。タイピングエラーは、大量のテキストを手動で入力する場合に一般的であるため、この方法は元のドキュメントの整合性を維持するのに役立ちます。 OCRが魔法を実行したら、フォーマットや修正情報を調整するかどうかにかかわらず、他の単語ファイルのようにドキュメントを編集できます。
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短所
| 欠点 | 説明 |
|---|---|
| OCRエラー | OCRは絶対確実ではなく、特に低品質のスキャンではキャラクターを誤解する可能性があります。 |
| 問題のフォーマット | 変換プロセスは、ドキュメントの元のフォーマットを正確に保存しない場合があります。 |
| ソフトウェアの制限 | 無料のOCRソフトウェアには、ファイルサイズまたは変換できるページ数に制限がある場合があります。 |
OCRテクノロジーは長い道のりを歩んできましたが、それでも完璧ではありません。特に、斑点、汚れ、または完全に明確ではないスキャンされたドキュメントでは、変換されたテキストに間違いを見つけることが一般的です。さらに、OCRは元のレイアウトとフォーマットの維持に苦労する可能性があります。つまり、ドキュメントを単語で再フォーマットするのに時間を費やす必要がある場合があります。最後に、すべてのOCRソフトウェアが同じ機能を提供するわけではなく、特に無料版を選択する場合は、選択したツールによって制限される可能性があります。
追加情報
スキャンされたドキュメントをWordで編集するとき、留意すべきいくつかの追加のヒントとトリックがあります。たとえば、一部のOCRソフトウェアを使用すると、ドキュメントの言語を選択できます。これにより、認識の精度が大幅に向上する可能性があります。また、特定のガイドラインの下でいくつかの変更を行う必要があるか、まったく行われない可能性があるため、公式文書を変更する際には、法的意味を確認することも重要です。
スキャンの品質は問題であることを忘れないでください。歪んだテキスト、影、またはしわくちゃのページでスキャンされたドキュメントが不十分になると、OCRの結果が正確ではなくなります。したがって、時間をかけてドキュメントを適切にスキャンしてください。また、多くの画像と複雑なフォーマットを備えたドキュメントを扱っている場合は、単語で手動で調整する準備をしてください。
もう1つのヒントは、Microsoft Wordと直接統合するOCRソフトウェアを探すことで、スキャンされた画像から編集可能なドキュメントへのよりスムーズな移行を可能にします。これにより、プログラム間でファイルをダウンロードしてアップロードする余分な手順を節約できます。
最後に、さまざまな用途に互換性のあるバージョンを確保するために、WordやPDFを含む複数の形式で最終編集ドキュメントを常に保存してください。
まとめ
- スキャンまたはデジタルドキュメントを見つけます。
- OCRソフトウェアを使用してドキュメントを変換します。
- 変換されたファイルをWordで開きます。
- 必要に応じてドキュメントを編集します。
よくある質問
OCRなしでスキャンされたドキュメントをWordで編集できますか？
いいえ、スキャンされたドキュメントは編集可能なテキストではなく画像であるため、最初にOCRで変換することなく、スキャンされたドキュメントを単語で直接編集することはできません。
OCRソフトウェアは高価ですか？
OCRソフトウェアの価格は異なりますが、基本的なニーズに適した無料のオプションがあります。
OCRは手書きを認識できますか？
一部の高度なOCRソフトウェアは手書きを認識できますが、精度は一般に印刷されたテキストよりも低くなっています。
OCRソフトウェアがいくつかの単語を認識していない場合はどうなりますか？
特にスキャンの品質が悪い場合は、OCRソフトウェアが認識できないという単語を手動で修正する必要があるかもしれません。
OCRの精度を改善するにはどうすればよいですか？
ドキュメントを高解像度でスキャンし、OCRの精度を向上させるためにテキストが可能な限り明確であることを確認します。
結論
スキャンされたドキュメントをWordで編集することは可能であるだけでなく、OCRテクノロジーのおかげでも比較的簡単です。このプロセスは、特に更新または修正する必要がある印刷されたドキュメントを定期的に操作する場合、かなりの時間と労力を節約できます。 OCRは完璧ではありませんが、その制限を知ることで、導入される可能性のあるエラーを予測および修正することができます。最初のスキャンが明確であればあるほど、OCRソフトウェアが機能する方が良いことを忘れないでください。
古いレポートのデジタル化、契約の更新、単により効率的なワークフローを作成しようとする場合でも、スキャンされたドキュメントをWordで編集する機能は、生産性を大幅に向上させるスキルです。次回は、再入力するための論文のスタックに直面したときは、覚えておいてください。仕事を終わらせるためのより賢明な方法があります。