MS WordのMail Mergeは、単一のドキュメントテンプレートとデータソースを組み合わせることで、複数のドキュメントを一度に作成できる強力なツールです。パーソナライズされたレター、ラベル、または電子メールを大規模なグループに送信するのに最適です。すぐに行う方法は次のとおりです。MSWordを開き、[メーリング]タブに移動し、[Mail Mergeを開始]を選択し、作成するドキュメントのタイプを選択します。次に、[受信者の選択]を選択してデータソースを接続し、パーソナライズされたデータを表示する場所にマージフィールドを挿入します。最後に、マージをプレビューして完了します。
ニッティグリティに飛び込む前に、これらのステップが何を達成するかを理解しましょう。パーソナライズされたドキュメントのセットを作成します。これは、Excelスプレッドシートのようなソースからのデータが自動的に入力されます。これは、時間を節約し、複数のドキュメント間で一貫性を確保するのに最適です。
ステップ1：MSワードを開き、[メーリング]タブを選択します
MS Wordアプリケーションを開き、リボンに「郵送」タブを見つけます。これは、メールマージを開始するためのコマンドセンターです。
「メーリング」タブには、メールマージを作成するために必要なすべてのツールが含まれています。簡単にアクセスできるようにリボンに便利に配置されています。
ステップ2：「Mail Mergeの開始」をクリックします
[メーリング]タブに載ったら、[メールマージを開始]をクリックします。ドロップダウンメニューが表示され、作成するドキュメントの種類のオプションがいくつかあります。
正しいドキュメントタイプを選択することは、完成したドキュメントのレイアウトを決定するため重要です。オプションには、文字、電子メール、封筒、ラベル、ディレクトリが含まれます。
ステップ3：ドキュメントタイプを選択します
ドロップダウンメニューから、作成するドキュメントの種類を選択します。たとえば、パーソナライズされた文字を送信する場合は、「文字」をクリックしてください。
「文字」を選択すると、Wordドキュメントが標準の文字形式で設定され、さらにカスタマイズできます。
ステップ4：「受信者の選択」をクリックしてデータソースを接続します
ドキュメントをパーソナライズするには、データが必要です。 [受信者の選択]をクリックして、データソースに接続します。これは、Excelスプレッドシート、データベース、またはOutlook連絡先などです。
このステップは、メールマージを成功させるために不可欠です。データソースが整理されていることを確認してください。マージ（名前、アドレスなどなど）に含める情報ごとの列を使用してください。
ステップ5：ドキュメントにマージフィールドを挿入します
次に、データにプレースホルダーを追加します。 [フィールドを挿入]をクリックし、データソースからフィールドを選択します。これにより、ドキュメントのデータをどこに配置するかという言葉がわかります。
たとえば、受信者の名を表示したい「名」のマージフィールドを挿入する場合があります。パーソナライズされたデータを表示したい場合はどこでもこれを行います。
ステップ6：ドキュメントをプレビューします
マージを完了する前に、「プレビュー結果」をクリックします。これにより、実際のデータが挿入された状態でドキュメントがどのように見えるかが表示されます。
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プレビューは、マージを完了する前に、エラーやフォーマットの問題をキャッチするための重要なステップです。マージを完了した後よりも、変更を加える方がはるかに簡単です。
ステップ7：マージを完了します
すべてがよく見えた場合は、「仕上げとマージ」をクリックします。その後、個々のドキュメントを編集したり、印刷したり、電子メールで送信したりすることを選択できます。
「仕上げとマージ」をクリックすると、最終的なドキュメントが作成されます。ここから、印刷するか電子的に送信するかにかかわらず、それらをどうするかを決めることができます。
Mail Mergeを完了すると、一連のパーソナライズされたドキュメントが用意されています。これにより、特に多数の受信者を扱っている場合は、非常に時間と労力を節約できます。
MS Wordでマージを成功させるためのヒント
- データソースが十分に組織されており、情報ごとに明確な列見出しがあることを確認してください。
- 「マッチフィールド」機能を使用して、データソースのどの列がドキュメント内のどの列に対応するかを確認してください。
- マージを完了する前に、常にドキュメントをプレビューして、エラーやフォーマットの問題をキャッチしてください。
- 将来の使用のためにドキュメントテンプレートを保存します。これにより、将来同様のメールマージを行う必要がある場合に時間を節約できます。
- メールを送信する場合は、メッセージを送信するために単語を使用できる機能するメールクライアントがコンピューターにセットアップされていることを確認してください。
よくある質問
メールマージのデータソースとは何ですか？
データソースは、ドキュメントにマージする情報を含むファイルです。通常、それは各データの列を備えたExcelスプレッドシートまたはデータベースです。
メールマージを使用してメールを送信できますか？
はい、MS Wordからパーソナライズされた電子メールを直接送信するために、Mail Mergeを使用できます。ステップ3のドキュメントタイプとして「電子メールメッセージ」を選択するだけです。
さまざまなデータソースを使用する必要がある場合はどうなりますか？
「受信者の選択」に戻り、新しいソースを選択することにより、いつでもデータソースを切り替えることができます。新しいソースに同様の列見出しがあることを確認してください。
後で使用するためにMail Mergeドキュメントを保存できますか？
絶対に！ Merge Mergeテンプレートを保存することをお勧めします。そのため、Mergeフィールドを再度セットアップすることなく後で再利用できます。
データソースを正しくフォーマットするにはどうすればよいですか？
データソースには、明確で一貫した列見出しが必要であり、各行は一意の受信者を表す必要があります。空白の行や列がないことを確認してください。
まとめ
- MS Wordを開き、[メーリング]タブを選択します。
- [メールマージの開始]をクリックします。
- ドキュメントタイプを選択します。
- [受信者の選択]をクリックしてデータソースを接続します。
- ドキュメントにマージフィールドを挿入します。
- ドキュメントをプレビューします。
- マージを完了します。
結論
MS Wordのメールマージは、大勢の人々のためにパーソナライズされたドキュメントを作成することに関して、ゲームチェンジャーです。あなたがベテランのプロであろうと初めての人であろうと、このガイドで概説されている手順に従って、最初から最後までスムーズなプロセスを保証します。ドキュメントテンプレートの設定から完成品のプレビューまで、各ステップは、あなたが望むプロフェッショナルな結果を達成するために重要です。
覚えておいてください、Mail Mergeの成功の鍵は準備です。データソースが十分に構築されており、ドキュメントテンプレートが情報を受信する準備ができていることを確認してください。少し練習すると、すぐにカスタマイズされた文字、ラベル、または電子メールを作成できます。
時間を節約し、パーソナライズされたコミュニケーションで受信者を感動させたい場合は、MS Wordでメールマージを習得する必要があります。それで、なぜそれを試してみませんか？あなたが思っているよりも簡単だと思うかもしれません！そして、誰が知っているか、それはあなたのためにまったく新しい効率の世界を開くでしょう。幸せな合併！