Gmailで不在の返信をセットアップするのは簡単です。あなたが離れている間にあなたに電子メールを送る人に自動的に送信されるカスタマイズされたメッセージを作成することにより、すぐに自分のメールに応答できないことを人々に知らせることができます。ほんの数歩で、Gmailが設定され、机にいない場合でも人々をループに保つようになります。
ステップに飛び込む前に、ここでやっていることについて話しましょう。指定された期間中にメールで送信される人に送信される自動応答を設定します。このメッセージは、あなたがオフィスから外れていること、そして彼らが返信を期待できることを彼らに知らせます。
ステップ1：Gmailの設定を開きます
Gmail Inboxの右上隅にあるギアアイコンをクリックし、[すべての設定を参照]を選択します。
[設定]メニューに入ると、さまざまなオプションがあります。 「一般」タブを探していますが、デフォルトで開く必要があります。
ステップ2：「バケーションレスポンダー」までスクロールダウン
「バケーションレスポンダー」セクションが見つかるまでスクロールし続けます。これは、オフィス外のメッセージをセットアップする場所です。
それはかなり下にあるので、すぐにそれを見なければ落胆しないでください。 「Vacation Responder」というラベルの付いたセクションが見つかるまで、スクロールを続けてください。
ステップ3：休暇のレスポンダーをオンにします
「バケーションレスポンダー」セクションが見つかると、「バケーションレスポンダー」と書かれたボタンが表示されます。クリックしてスイッチを入れます。
オンになったので、さらにいくつかのオプションがポップアップ表示されます。ここで、メッセージをカスタマイズして日付を設定します。
ステップ4：初日を設定します
「First Day」の下のボックスをクリックして、オフィス外の返信を開始する日付を選択します。
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これは、自動応答が外に出始めたときだからです。正しい日付を選択してください！
ステップ5：最終日を設定する（オプション）
いつ戻ってくるかがわかっている場合は、「最終日」の下のボックスをクリックして、返品日を選択してください。
いつ戻ってくるのかわからない場合は、この空白のままにしておくことができます。あなたが戻ってきたら、あなたのオフィス外の返事をオフにすることを忘れないでください。
ステップ6：メッセージを書いてください
提供されているボックスにオフィス外のメッセージを入力します。これは、あなたが留守中にあなたにメールを送るときに人々が受け取るものです。
あなたが戻ってきたときや、あなたの不在時に彼らが連絡できる人など、重要な情報を必ず含めてください。
ステップ7：変更を保存します
ページの下部まで下にスクロールして、[変更を保存]をクリックします。おめでとう！オフィス外の返信が設定されました。
このステップを忘れないでください。保存しなければ、すべてのハードワークは何のためにもありません。
変更を保存すると、オフィス外の返信がすべて設定されます。あなたが指定した間にあなたに電子メールを送る人は誰でもあなたのメッセージを自動的に受け取り、あなたが離れていて、いつ応答を期待するかを彼らに知らせます。これは、予想を管理し、利用できない場合でも電子メールコミュニケーションを専門に維持するためのシンプルだが効果的な方法です。
Gmailでオフィス外の返信を作成するためのヒント
- あなたの性格や会社のブランドを反映するためにあなたのメッセージをパーソナライズしてください。
- メッセージを簡単に保ち、ポイントに保ちます。長い説明は必要ありません。
- 該当する場合は、代替の連絡先またはサポートメールを提供します。
- 保存する前に、タイプミスやエラーについてメッセージを確認してください。
- 戻ってくるときに休暇のレスポンダーをオフにするか、終了日を設定することを忘れないでください。
よくある質問
特定の電子メールアドレスのみでオフィス外の返信を設定できますか？
いいえ、オフィスの返信は、設定した時間枠中にメールを送信する人に送信されます。
私の不在の返信は、受け取ったすべてのメールに送信されますか？
あなたの不在の返信は、彼らがあなたに電子メールを送り続けるならば、4日ごとに一人一人に送られます。
さまざまなグループのグループ向けに異なるメッセージを作成できますか？
Gmailの休暇レスポンダーは1つのメッセージのみを許可するため、誰にとっても同じになります。
不在の返事をオフにするのを忘れた場合はどうなりますか？
終了日を設定した場合、自動的にオフになります。それ以外の場合は、手動でオフにする必要があります。
電話からのオフィスの返信を設定できますか？
はい、スマートフォンのGmailアプリでオフィスの返信を設定できます。
まとめ
- Gmailの設定を開きます。
- 下にスクロールして「バケーションレスポンダー」になります。
- 休暇のレスポンダーをオンにします。
- 初日を設定します。
- 最終日を設定します（オプション）。
- あなたのメッセージを書いてください。
- 変更を保存します。
結論
そして、あなたはそれを持っています、Gmailでオフィス外の返信を設定することは本当にそれと同じくらい簡単です。上記の手順に従って、メールの連絡先に不在を通知され、いつ応答を期待するかを確認することができます。それはほとんど努力を必要としないが、良いコミュニケーションを維持するのに大いに役立つ専門的な礼儀です。覚えておいてください、オフィス外の良いメッセージの鍵は明確で簡潔さです。また、戻ってきたらオフにすることを忘れないでください。または、混乱を避けるために終了日を設定してください。これらのヒントを念頭に置いてください。そうすれば、すぐにオフィスからの返信を完璧に作成できます。幸せな電子メール！