Googleドキュメントに電子メールを送信することは、数回クリックするだけで実行できる簡単なプロセスです。同僚、友人、または家族とドキュメントを共有しているかどうかにかかわらず、適切に行う方法を知ることが重要です。この記事では、Googleドキュメントに電子メールを送信する手順を説明し、いくつかの役立つヒントやよくある質問を提供します。
ステップに飛び込む前に、私たちが達成することをすばやく議論しましょう。これらの手順に従うことにより、Google Docsインターフェイスから直接メールでGoogleドキュメントを送信できます。これは、ドキュメントをダウンロードして手動で添付することなく共有する便利な方法です。
ステップ1：Googleドキュメントを開きます
最初のステップは、メールを送信するGoogleドキュメントを開くことです。
ドキュメントを開いたら、それが正しいバージョンであり、共有する前に必要なすべての編集が行われたことを確認してください。
ステップ2：[共有]ボタンをクリックします
次に、ドキュメントの右上隅にある[共有]ボタンをクリックします。
これにより、共有設定を管理して受信者を追加できる新しいウィンドウが開きます。
ステップ3：受信者のメールアドレスを入力します
「人とグループと共有」フィールドに、ドキュメントを送信したい人のメールアドレスを入力します。
ドキュメントを複数の人に送信する場合は、複数のメールアドレスを追加できます。
ステップ4：許可設定を選択します
メールを送信する前に、受信者の許可設定を選択します。ドキュメントを表示、コメント、編集できるようにすることができます。
受信者がドキュメントでできることに基づいて、必ず適切なアクセス許可を選択してください。
ステップ5：メッセージを追加する（オプション）
必要に応じて、メールにパーソナライズされたメッセージを追加できます。このメッセージは、ドキュメントへのリンクとともに電子メールに含まれます。
メッセージを追加すると、受信者にコンテキストを提供し、ドキュメントを共有する理由を受信者に提供できます。
ステップ6：「送信」をクリックします
最後に、[送信]ボタンをクリックして、Googleドキュメントを受信者にメールで送信します。
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受信者は、ドキュメントへのリンクと含まれているメッセージを含むメールを受け取ります。その後、設定した権限に基づいてドキュメントにアクセスできます。
これらの手順を完了すると、受信者はGoogleドキュメントが添付されたメールを受け取ります。その後、付与した権限に基づいてドキュメントを表示、コメント、編集できます。これは、ファイルの添付ファイルやダウンロードを処理することなく、ドキュメントで協力するための迅速かつ効率的な方法です。
Googleドキュメントに電子メールを送信するためのヒント
Googleドキュメントに電子メールを送信するとき、スムーズなプロセスを確保するために留意すべきことがいくつかあります。
- 受信者のメールアドレスを再確認して、正しいことを確認します。
- 受信者にビューのみのアクセスを使用してもらいたいかどうか、またはドキュメントを編集できるかどうかを検討してください。
- 文書を複数の人に送信する場合は、全員が適切な権限を持っていることを確認してください。
- オプションのメッセージフィールドを使用して、受信者にコンテキストまたは指示を提供します。
- 機密情報を共有している場合は、共有設定を確認し、パスワード保護などの追加のセキュリティ対策を使用することを検討してください。
よくある質問
GoogleアカウントなしでGoogleドキュメントを誰かにメールで送信できますか？
はい、GoogleアカウントなしでGoogleドキュメントを誰かにメールで送信できます。彼らはドキュメントを表示することができますが、アカウントにサインインしたり作成したりせずにコメントまたは編集できない場合があります。
受信者がメールを受け取ったかどうかをどのように知ることができますか？
受信者が電子メールを開いたときに通知を受け取ることはありませんが、ドキュメントの共有設定を確認して、アクセスしたかどうかを確認できます。
電子メールを送信した後、ドキュメントへのアクセスを取り消すことはできますか？
はい、共有設定を変更することにより、いつでもドキュメントへのアクセスを取り消すことができます。
Googleドキュメントをメールでメールで送信できる人の数に制限はありますか？
Googleドキュメントにメールを送信できる人の数に制限はありませんが、許可を管理することは、より多くの受信者とより複雑になる可能性があることに留意してください。
後でGoogleドキュメントを送信するために電子メールをスケジュールできますか？
Google Docsには、メールをスケジュールするための組み込み機能はありませんが、Googleワークスペースと統合するサードパーティの電子メールツールを使用してメールをスケジュールできます。
まとめ
- Googleドキュメントを開きます。
- [共有]ボタンをクリックします。
- 受信者のメールアドレスを入力します。
- 許可設定を選択します。
- メッセージを追加します（オプション）。
- [送信]をクリックします。
結論
Googleドキュメントをメールで送信することは、手順を知っていれば簡単です。これは、従来のファイル添付ファイルの手間をかけずに情報を協力して共有する素晴らしい方法です。送信をヒットする前に、共有設定とアクセス許可が正しいことを確認することを忘れないでください。学校プロジェクト、ビジネス提案、または友人とレシピを共有するだけでも、Googleドキュメントにメールを送信することは、間違いなく役立つスキルです。
したがって、次回ドキュメントを共有する必要があるときは、強調しないでください。 Googleドキュメントを開いて、いくつかのボタンをクリックし、Voilà - 受信者は必要なものをすべて手に入れることができます。幸せな共有！