ドキュメント、特に長い文書を効果的に整理することは挑戦的です。組み込み機能がありますGoogleドキュメント、レポート、記事、エッセイ、提案、チームドキュメントなどを効率的な方法で作成する方法がいくつかあります。
情報を簡単に表示し、詳細をスキャンできるように、ドキュメントを構築する必要があります。それでは、次のGoogleドキュメントを整理するためのいくつかの重要な機能を見てみましょう。
目次
モントリオールカナダ2019年4月26日GoogleドキュメントロゴとアプリホームページのGoogleは、インターネットサービスと製品を専門とするアメリカの多国籍テクノロジー企業です。
1.要約とアウトラインでドキュメントをスキャンします
ドキュメントの詳細の概要を作成する最も簡単な方法の1つは、概要とアウトライン機能を使用することです。これらの便利なツールはコンテンツの外側に置かれているため、気を散らさず、クリックして表示または隠すことができます。
これらの組織的機能により、ドキュメントの内容を要約して、自動的に生成されたアウトラインで必要なセクションにスキップできます。
概要を表示して閉じます
概要と概要を表示するには、に向かいますビュータブと選択概要を表示します。
次に、次のように表示されますドキュメントの概要を表示しますドキュメントスペースの左上にあるアイコン。展開するにはそれを選択します。
概要とアウトラインで終了したら、ドキュメントの概要を閉じますそれを隠して表示するための矢印ドキュメントの概要を表示しますもう一度アイコン。
概要とアウトラインを追加します
概要を追加するには、を使用しますプラスサイン箱を開けてテキストを入力します。
後で変更するには、選択してください編集アイコン（鉛筆）。
アウトラインを使用するには、ドキュメントに見出しを追加すると（以下で説明します）、アウトラインに自動的に表示されます。次に、ドキュメントのそのセクションにジャンプするために見出しを選択できます。
必要に応じて、必要に応じて特定の見出しをアウトラインから削除できます。xアウトラインの右側。
2。目次を含めてカスタマイズします
読者がドキュメントをナビゲートするために使用できるコンテンツ内の何かが必要な場合は、Googleドキュメントに目次を挿入できます。この機能は基本的なものでしたが、Googleはカスタマイズ可能で魅力的にするために時間の経過とともに強化されました。
目次を挿入します
目次を作成するには、ドキュメントセクションを見出しで構成します。見出しにテキストを入力し、それを選択してから、スタイルツールバーのドロップダウンボックス。これらの見出しは自動的にテーブルに表示されます。
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テーブルを挿入する準備ができたら、必要な場所にカーソルをドキュメントに入れます。次に、開きます入れるメニュー、移動します目次、そして、点線でリンクされたプレーンテキストからスタイルを選びます。
使用するデザインを選択すると、テーブルが表示されます。
目次をカスタマイズします
Google Docsで目次と機能のテーブルを調整できます。これは素晴らしい機能です。
編集ツールを開くには、テーブルを選択して小さなツールバーを表示します。次に、を使用します3つのドットツールバーで選択しますその他のオプション。
サイドバーが開くと、フォーマットレベルと見出しレベルの2つのセクションが表示されます。
- フォーマット：別のテーブルスタイルを選択し、ページ番号を表示または非表示にし、オプションでドット、ダッシュ、ラインなどのタブリーダーを使用します。
- 見出しレベル：テーブルに表示する見出しを選択し、オプションでインデントを調整します。
調整がリアルタイムで更新されることを確認する必要があります。
3。折りたたみ可能な見出しで効率的に作業します
Googleは2023年初頭にドキュメントに非常に役立つ機能を追加しました。これにより、長いドキュメントを少し簡単に操作できるようになりました。見出しを崩壊させて拡張できます。これは、使用していないドキュメントのセクションに焦点を当てるのに最適です。
この執筆時点では、折りたたみ可能な見出しは、ページレスレイアウトを使用する場合にのみ機能します。この機能が最終的にページレイアウトに引き継がれるかどうかは不明です。
新しいドキュメントまたは既存のドキュメントでページレスレイアウトを使用するには、ファイル選択しますページのセットアップ。次に、選択しますページレス上部でわかりました一番下に。
ドキュメントの見出しの左側に矢印が表示されるはずです。それらを使用するだけです矢印または、右クリックして見出しを展開します。
4.ビルディングブロックで簡単に情報を追跡します
Googleドキュメントのビルディングブロックは、テーブル、テキストエントリ、ドロップダウンリストを使用して情報を表示するための迅速かつ便利な方法を提供します。これらの包装済みのブロックのいずれかを挿入して、1つの場所に詳細を入力するだけです。
現在、製品ロードマップ、レビュートラッカー、プロジェクトアセット、ローンチコンテンツトラッカーなど、4つの既製のブロックから選択できます。ビルディングブロックをAS-ISを使用するか、ニーズに合わせてカスタマイズできます。
ビルディングブロックを挿入するには、ドキュメント内の場所を選択して移動します入れる>ビルディングブロック。ポップアウトメニューから使用するタイプを選択します。
ドキュメントにブロックがポップし、使用できるようになります。コンテンツに合わせて見出しを変更したい場合は、他のテキストと同じように編集できます。
5.カスタムブロックを作成および再利用します
あなたが持っている場合サポートされている仕事または学校のGoogleアカウント、ドキュメントにカスタムビルディングブロックを設定できます。これにより、ブロックを作成して保存し、再利用できます。ブロックはGoogleドキュメントファイルタイプとしてGoogleドライブに保存されるため、将来の新しいドキュメントでも使用できます。
- 行きます入れる>ビルディングブロックそして選んでくださいカスタムビルディングブロックポップアウトメニューで。
- ドキュメントにポップアップメッセージが表示されたら、選択します新しいカスタムビルディングブロック。
- カスタムブロックとして使用するコンテンツを選択し、選択します保存上部の青いバーで。
- ブロックの名前を入力し、オプションで説明します。次に、選択します作成する。ブロックが保存されていることの確認を受け取ります。
新しいブロックを使用するには、 @（at）シンボルを入力してからブロックの名前を使用し、表示されるリストから選択します。
6.コードブロックを備えたプログラミングスニペットを入力します
ドキュメントにJava、JavaScript、Pythonなどのプログラミングコードが含まれている場合、コードビルディングブロックを利用できます。これにより、ドキュメントでコードをきちんと構築できます。
行きます入れる>ビルディングブロック、移動しますコードブロックポップアウトメニューで言語を選択します。
ブロックが表示されたら、スニペットを入力するだけです。プログラミング言語を変更する場合は、左上のドロップダウンボックスを使用してください。色を更新するには、使用しますリフレッシュします右上のアイコン。
7.メール、カレンダーの招待状、および会議のメモで協力します
Googleドキュメントでアイテムを整理するもう1つのクールなツールは、ビルトインテンプレートブロックです。これらは、電子メール、カレンダーの招待状、およびメモの会議で協力して一緒に作業している場合に特に便利です。
メールの場合、受信者、件名、メッセージを入力できます。次に、を選択しますGmailGmailでドラフトを直接作成するアイコン。
カレンダーの招待については、タイトル、ゲスト、開始時と終了時間、場所、説明を入力してください。を使用しますカレンダーGoogleカレンダーでイベントを開くアイコン。
メモに会うには、ドロップダウンリストからイベントを選択すると、タイトル、日付、および参加者がメモの弾丸とアクションアイテムのチェックボックスを備えたブロックを受け取ります。を使用しますメールGmailの会議ノートでドラフトを作成するアイコン。
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これらのテンプレートのいずれかを使用するには、に移動します入れる>ビルディングブロックポップアウトメニューからオプションを選択します。
8。ドロップダウンリストを使用して詳細を入力します
トラッキング情報のために上記のビルディングブロックを使用すると、Google Docsの既製のドロップダウンリストを利用できます。ただし、Googleシートのように、独自のドロップダウンリストを作成できます。これはあなた、あなたの読者、またはあなたの協力者があなたが必要な詳細を簡単に入力するのに便利です。
リストが必要な場所にカーソルを配置し、開きます入れるメニュー、選択します落ちる。
延期のドロップダウンリストを使用するには、下部のセクションから選択します。
独自に作成するには、選択してください新しいドロップダウン。次に、オプションの名前とリストを入力します。各リストアイテムの横にある色を選択し、アイテムを追加し、ドラッグアンドドロップを使用して注文を再配置できます。終了したら、選択します保存。
その後、新しいドロップダウンリストが表示され、繰り返し再利用できます。から選択するだけです入れる>落ちるメニュー。
後で変更するには、ドロップダウンリストを開き、選択しますオプションを追加 /編集します。
9.スマートチップを使用して情報を入力します
連絡先、イベント、ファイル、場所、および日付を明確にリストして表示するには、ドキュメントにスマートチップを挿入できます。これらの気の利いたツールは凝縮されたままですが、詳細を表示するために展開し、クリックしてアクションを実行できるようにします。
@シンボルを入力すると、アイテムの名前が続くか、入れる>スマートチップポップアウトメニューから1つを選択します。
チップを挿入したら、カーソルをその上にホバリングするか、選択してプレビューを表示します。各チップには、チップタイプに応じて異なる詳細とアクションが含まれています。たとえば、ファイルスマートチップを使用すると、ファイルをプレビューしたり、リンクをコピーしたり、開いたりできます。
あなたが持っている場合サポートされているGoogle Workspaceアカウント、ストップウォッチ、タイマー、再利用可能な変数など、追加のスマートチップにアクセスできます。
これらのスマートチップを利用して、コンテンツを短くて甘く保ちながら、必要な情報を含めてください。
Google Docsが提供するもう1つの優れたツールは、方程式用です。学生であろうと教授であろうと、正しいシンボルの検索を停止し、ドキュメントに合わせてフォーマットすることができます。方程式エディターを使用するだけです。
編集者を開くには、に進みますビュー>方程式ツールバーを表示します。選択することもできます入れる>方程式。編集ツールバーがドキュメントの上部に表示されるのがわかります。
ツールバー内のドロップダウンボックスを使用して、シンボルを追加します。ギリシャ文字、数学演算子、関係記号、矢印を使用できます。
次に、方程式がドキュメント内の素敵できれいなテキストボックスに表示されるのがわかります。
要約から追跡テーブル、ドロップダウンリスト、詳細なチップまで、ニーズを満たすためにさまざまな方法でGoogleドキュメントを整理できます。これらの機能のどれがあなたの速いお気に入りになりますか？
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