ExcelでYESまたはNOの列を作成するのは、実際には非常に簡単です。必要なのは、目的の列のセルに「はい」または「いいえ」を入力することです。さらに一歩進めたい場合は、データ検証を使用して各セルのドロップダウンリストを作成し、回答を簡単に入力し、一貫性を確保することができます。
このアクションを完了した後、イエスまたはノーの応答を明確に表示する列があります。これは、フィルターの作成または条件付き書式設定に簡単に分析または使用できます。
導入
特に専門的な環境でデータを操作する場合、明確さと一貫性が重要です。 Excelは、理解可能な方法でデータを整理、分析、提示するのに役立つ強力なツールです。これを行うための最も単純で最も効果的な方法の1つは、YESまたはNOの列を作成することです。これは、出席の追跡から在庫の管理、または調査の実施まで、さまざまな目的で役立ちます。はいまたはいいえの形式は、曖昧さを排除するバイナリで読みやすい、簡単な応答を提供します。
これは、プロジェクトの完了、生徒の参加を記録する教師、または調査結果の集計を検討しているマネージャーであろうと、毎日の仕事でExcelを使用する人に関連しています。この記事では、YESまたはNOの列を作成するための手順を説明し、この機能が非常に有益である理由について説明します。
階段に飛び込む前に、これらの手順が何を達成するかを理解することが重要です。これらの指示に従うことにより、「はい」または「いいえ」を有効な入力としてのみ受け入れるExcelスプレッドシートに列を作成できます。これにより、データの一貫性が保証され、このデータで行う必要がある分析またはレポートが簡素化されます。
ステップ1：列を選択します
YESまたはNOのオプションが必要な列の上部にある文字をクリックしてください。
列を選択することは、カスタマイズするための最初のステップです。列文字をクリックすると、行う変更が列全体に適用されることを確認します。これにより、データユニフォームが整理され、整理されます。
ステップ2：[データ]タブに移動します
画面上部にあるExcelリボンのデータタブに移動します。
データタブは、ソート、フィルタリング、データ検証など、スプレッドシートのデータを管理するためのツールを見つけることができます。これは、YESまたはNOの列を作成するために使用するものです。
ステップ3：データの検証をクリックします
[データのデータ検証]ボタンをクリックします。
データ検証は、どの種類のデータをセルに入力できるかを制御できる機能です。データ検証を使用することにより、選択した列の入力を「はい」または「いいえ」のみに制限できます。
ステップ4：検証基準を設定します
データ検証ダイアログボックスで、Allowフィールドを「リスト」に設定し、ソースフィールドに「はい、いいえ」を入力します。
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Allowフィールドに「リスト」に設定すると、列内の各セルのオプションのドロップダウンリストを提供できます。ソースフィールドに「はい、いいえ」を入力すると、Excelにこれら2つのオプションのみを許可するように言っています。
ステップ5：確認とテスト
[OK]をクリックしてデータ検証設定を保存し、列の任意のセルをクリックして、はいといいオプションを使用してドロップダウンリストを表示します。
データ検証を設定した後、テストすることを常にお勧めします。セルをクリックすると、クリックするとオプションが表示されるドロップダウン矢印が表示されるようになりました。 「はい」または「いいえ」以外のものを入力しようとすると、Excelはそうすることを防ぎ、エラーメッセージを表示する必要があります。
長所
| 利点 | 説明 |
|---|---|
| 一貫性 | YESまたはNOの列を使用すると、データが一貫してボード全体に入力されることが保証されます。これにより、肯定的な応答と否定的な応答のさまざまなバリエーションが防止され、データの並べ替え、フィルタリング、分析が容易になります。 |
| 分析の容易さ | はいや「いいえ」などのバイナリデータを使用すると、グラフを作成し、計算を実行し、データから結論を引き出す方がはるかに簡単です。 Excel自体は、この種のデータでうまく機能する多くの組み込みツールを提供しています。 |
| 使いやすい | Excelの専門家ではない人でさえ、はいまたはいいえのコラムは理解して使用するのが簡単です。データ検証によって作成されたドロップダウンリストにより、タイプミスやエラーなしでデータを簡単に入力できます。 |
短所
| 欠点 | 説明 |
|---|---|
| ニュアンスの欠如 | 単純なはいまたはいいえの列は、微妙な答えを許可しません。一部のデータでは、応答を正確にキャプチャするには、より多くのオプションまたはスケールが必要になる場合があります。 |
| 限られた柔軟性 | データ検証を設定すると、これらのセルはこれらの2つの応答のみに制限されます。状況が変化し、オプションを追加する必要がある場合は、データ検証ルールを変更する必要があります。 |
| 可能性のある過剰使用 | それらは非常に単純であるが、すべてのデータがバイナリ形式で最もよく表されるわけではないため、すべてにはいまたはいいえの列を使用することは魅力的です。これにより、複雑なデータが過度に単純化される可能性があります。 |
追加情報
Excelで作業しているとき、可能性は無限に見えるかもしれません。それは、まあ、彼らがそうだからです！はいまたはいいえの列は、データ組織と操作に関しては、氷山の一角にすぎません。 Excelの素晴らしい点の1つは、カスタマイズ可能性です。はいまたはいいえの列を作成したが、別のオプションを追加する必要があることに気付いたとします。問題ありません。データ検証設定に戻り、必要に応じて調整します。
または、条件付きフォーマットを使用して、すべての「はい」応答をグリーンにし、すべての「いいえ」応答を赤にしたいと思うでしょう。あなたもそれをすることができます。重要なのは、データを清潔で整理し、あなたやスプレッドシートを使用している可能性のある他の人を簡単にし、データに基づいて意思決定を理解し、できるようにすることです。 Excelのデータ管理に関しては、プロンプトキーワードを念頭に置いてください。
まとめ
- 列を選択します
- [データ]タブに移動します
- データの検証をクリックします
- 検証基準を設定します
- 確認とテスト
よくある質問
はいまたはいいえの列にオプションを追加できますか？
はい、データ検証設定をいつでも変更して、追加のオプションを含めることができます。
検証済みのセルに別の値を入力しようとするとどうなりますか？
Excelは、データ検証基準と一致しない値を入力し、エラーメッセージを表示することを防ぎます。
複数の列でデータ検証を一度に使用できますか？
絶対に！複数の列を選択し、同じデータ検証ルールをすべて同時に適用できます。
データ検証を削除することは可能ですか？
はい、データ検証ダイアログボックスに戻り、「すべてをクリア」を選択することにより、データ検証を削除できます。
はいまたはいいえの列で条件付きフォーマットを使用できますか？
絶対に。条件付きフォーマットは、YESまたはNOの列でうまく機能し、応答を視覚的に強調表示します。
結論
Excelは右手の強力なツールであり、Yesまたはnoの列を作成するなどの小さな機能をマスターすると、データ管理に大きな影響を与える可能性があります。 「はい」と「いいえ」だけでシンプルに保つか、適切な尺度で「たぶん」を投げているかどうかにかかわらず、キーは一貫性と使いやすさです。
覚えておいてください、目標はあなたのデータをあなたのために機能させることであり、その逆ではありません。だから、先に進んで、試してみて、データがこれまで以上に整理され、アクセスしやすくなるのを見てください。 Excelの機能を調査し続けると、データ処理がどれほど効率的になるかに驚くでしょう。