Excelからワークフローチャートを作成することは気が遠くなるかもしれませんが、実際には非常に実行可能です！必要なのは、Excelの基本的な理解と、マップしたいプロセスの明確なアイデアだけです。この簡単な概要では、Excelを使用してワークフローの視覚的表現を作成する方法について説明します。これにより、特定のプロセスに関連するステップをよりよく理解して伝えることができます。
ワークフローチャートを作成するアクションを完了すると、プロセスのステップを明確に視覚的に表現できます。これは、非効率性を特定し、責任を割り当て、関係者全員がワークフローで自分の役割を理解できるようにするのに非常に役立ちます。
ステップに飛び込む前に、達成しようとしていることについて話しましょう。プロセスフローチャートとも呼ばれるワークフローチャートは、一連のアクションまたはステップを示す図の一種です。これは、プロセスの改善とドキュメントのための便利なツールです。これらの手順に従うことにより、ニーズに合わせてカスタマイズできる基本的なワークフローチャートを作成できます。
ステップ1：Excelを開き、新しいワークブックを作成します
Excelを開き、新しいワークブックを作成することから始めます。
Excelを開くと、さまざまなテンプレートが迎えられます。空白のワークブックから始めたり、利用可能な場合はフローチャートテンプレートを選択してヘッドスタートを取得したりできます。
ステップ2：手順を表すように形状を挿入します
プロセスの各ステップに形状を挿入します。
Excelには、ワークフローのさまざまなステップを表すために使用できるさまざまな形状があります。 [挿入]タブをクリックして、「シェイプ」を選択して、これらの形状にアクセスします。タスクには長方形、決定にはダイヤモンド、フロー方向に矢印を使用できます。
ステップ3：各形状にテキストを追加します
各形状に説明テキストを追加して、各ステップを定義します。
ワークブックに形状を配置したら、形状とタイピングをダブルクリックするだけでテキストを追加できます。このテキストは、形状で表されるタスクまたは決定を簡単に説明する必要があります。
ステップ4：形状を矢印で接続します
形状を矢印で接続して、プロセスの流れを示します。
ワークフローの方向を示すには、形状の間に矢印を追加する必要があります。繰り返しますが、「挿入」>「形」に移動し、矢印を選択します。クリックして、ある形状から別の形状にドラッグして接続します。
ステップ5：ワークフローチャートをフォーマットします
読みやすさと美学を改善するために、チャートをフォーマットします。
形状と矢印の色、サイズ、境界線をクリックして「フォーマット」タブを使用して変更できます。これにより、ワークフローチャートが読みやすくなり、視覚的に魅力的になります。
Excelでワークフローチャートを作成するためのヒント
- シンプルにしてください。基本的な手順から始めて、必要に応じて複雑さを構築します。
- 同様の手順に一貫した形状を使用して、読者がプロセスの一部をすばやく識別できるようにします。
- よりきれいでよりプロフェッショナルな外観のために形状を合わせてください。
- カラーコーディングを使用して、タスクの種類または優先順位を区別します。
- 将来の使用のためのテンプレートとしてワークフローチャートを保存します。
よくある質問
ワークフローチャートの目的は何ですか？
ワークフローチャートは、プロセスの手順を視覚化し、理解して分析しやすくするのに役立ちます。
もっと詳しく知る：シームレスなワークフローのためにMac MiniとiPadを一緒に使用する方法
どんなプロセスでもExcelでワークフローチャートを作成できますか？
絶対に！プロセスをステップに分割できる限り、ワークフローチャートを作成できます。
ワークフローチャートはどの程度詳細にすべきですか？
それはプロセスと聴衆の複雑さに依存します。必要な詳細を提供しながら、できるだけシンプルに保ちます。
Excelのワークフローチャートで他の人と協力できますか？
はい、Office 365がある場合は、Excelのコラボレーション機能を使用して、他の人とリアルタイムでチャートで作業することができます。
私のプロセスに多くの分岐決定がある場合はどうなりますか？
決定形状（ダイヤモンド）とさまざまな矢印を使用して、プロセスがとることができるさまざまなパスを表示します。
まとめ
- Excelを開いて、新しいワークブックを作成します
- 手順を表すように形状を挿入します
- 各形状にテキストを追加します
- 形を矢印で接続します
- ワークフローチャートをフォーマットします
結論
Excelからワークフローチャートを作成することは、圧倒的な作業である必要はありません。上記の簡単な手順を使用すると、個人的なプロジェクトであろうと、職場でのタスクを合理化するためであろうと、あらゆるプロセスを効果的にマッピングできます。ワークフローチャートの美しさは、複雑なプロセスを管理可能な視覚的なステップに分解する能力にあることを忘れないでください。基本を習得したら、Excelでより高度な機能を調べて、ワークフローチャートをさらに動的で有益なものにすることができます。
他のスキルと同様に、練習は完璧になります。最初のいくつかのチャートが完璧でない場合でも、落胆しないでください。あなたとあなたのチームに最適なスタイルを見つけるまで、さまざまな形、色、アレンジメントを実験してください。さらに、他の人と協力している場合は、Excelのコラボレーション機能を活用してください。ワークフローチャートは、プロセスが変更され、改善されるにつれて更新できる、また更新できる生きたドキュメントです。
最後に、ワークフローチャートは理解とコミュニケーションを支援するツールであることを忘れないでください。見た目が良いものを作ることだけではありません。実用的な目的に役立ち、プロセスをより効率的にする必要があります。だから、先に進み、試してみて、Excelからワークフローチャートを作成することでワークフロー管理にどのように役立つかを確認してください。