特に重要な情報を保存したり、より普遍的にアクセスしやすい形式で共有する必要がある場合、OutlookメールをWordドキュメントに変換するのは便利なスキルです。プロセスは非常に簡単です。 Outlookで電子メールを開き、HTMLファイルとして保存してから、そのファイルをWordで開き、Wordドキュメントとして保存するだけです。それでおしまい！しかし、詳細をすべて把握するために、もう少し深く掘り下げましょう。
コンバージョンを完了すると、Outlookメールのコンテンツを含むWordドキュメントがあります。これは、重要な対応のアーカイブ、別の目的のためにコンテンツの編集、よりフォーマットされた方法で電子メールの印刷など、さまざまな理由で役立ちます。
手順にジャンプする前に、このプロセスを使用すると、メールのテキスト、フォーマット、添付ファイルをWordドキュメントに保存できることに注意することが重要です。これは、単語形式のドキュメントが必要になる場合があるビジネスまたは法的目的で特に役立ちます。
ステップ1：Outlookでメールを開きます
Outlookで変換するメールを開きます。
メールを開いたときは、Wordで表示されたい方法であることを確認してください。これには、フォーマットをチェックし、すべての添付ファイルが考慮されるようにすることが含まれます。
ステップ2：メールをHTMLファイルとして保存します
「ファイル」に移動してから「ASを保存」し、形式として「HTML」を選択します。
メールをHTMLファイルとして保存することで、本質的にメールのWebページバージョンを作成しています。次のステップのために見つける必要があるため、このファイルをコンピューターのどこに保存するかを覚えておいてください。
ステップ3：HTMLファイルをWordで開きます
Microsoft Wordを開き、「ファイル」に移動してから「開く」、保存したばかりのHTMLファイルを選択します。
HTMLファイルがWordで開いている場合、Outlookでどのように表示されるかと非常によく似ているはずです。この時点で、必要な編集またはフォーマットの変更を行うことができます。
ステップ4：ドキュメントをワードファイルとして保存します
最後に、「ファイル」に移動してから「ASを保存」し、「Word Document」を形式として選択します。
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これで、メールの単語文書バージョンがあります！このドキュメントは、他の単語ファイルと同じように編集、共有、保存できます。
OutlookメールをWordドキュメントに変換するためのヒント
- メールをHTMLファイルとして保存する前に、必要に応じてすべての添付ファイルが開かれ、含まれていることを確認してください。
- プロセス中にいくつかの要素がシフトする可能性があるため、変換後にWordドキュメントのフォーマットを再確認します。
- 複数のメールを変換する場合は、コンピューターに専用フォルダーを作成して、物事を整理したままにしておくことを検討してください。
- ほとんどのコンテンツはスムーズに変換する必要がありますが、フォームや特定のインタラクティブ機能などの複雑な電子メール要素が完全に転送されない場合があることを忘れないでください。
- Wordドキュメントで簡単に参照できるように、電子メールの件名でページ番号またはヘッダーを追加することを検討してください。
よくある質問
電子メールをWordドキュメントに変換すると、添付ファイルはどうなりますか？
添付ファイルは、Word Documentにオブジェクトとして含まれ、ダブルクリックして開くことができます。
添付ファイルはWordドキュメントに含まれているが、実際にはテキストに「埋め込まれている」わけではないことに注意することが重要です。代わりに、それらは、必要に応じて移動または削除できる別々のオブジェクトとして存在します。
写真やグラフィックでメールを変換できますか？
はい、電子メールの写真とグラフィックスはWordドキュメントに転送する必要があります。
ただし、レイアウトがわずかに変更される場合があるため、フォーマットをチェックして、変換後に必要に応じて調整することをお勧めします。
変換できるメールの数に制限はありますか？
OutlookやWordに組み込み制限はありませんが、ファイルサイズやコンピューターのパフォーマンスなどの実用的な考慮事項は、一度に変換できるメールの数に影響を与える可能性があります。
多数のメールを変換する予定がある場合は、問題を回避するためにバッチでそれらを行うのが最善かもしれません。
電子メールスレッドを単一の単語ドキュメントに変換できますか？
はい、電子メールスレッド全体を変換できますが、スレッド内の各電子メールをHTMLファイルとして保存し、Wordで組み合わせる必要があります。
これには、電子メールが正しい順序であることを確認する必要があり、会話のフローがドキュメント形式で理にかなっていることを確認する必要があるため、もう少し手動作業が必要になる場合があります。
Ward Documentは電子メールとまったく同じように見えますか？
コンテンツは同じである必要がありますが、単語がHTMLファイルを処理する方法により、フォーマットにいくつかの違いがある場合があります。
コンバージョン後にドキュメントを確認し、必要な調整を行うために必要な調整を行うことをお勧めします。
まとめ
- Outlookでメールを開きます。
- メールをHTMLファイルとして保存します。
- WordでHTMLファイルを開きます。
- ドキュメントを単語ファイルとして保存します。
結論
あなたはそれを持っています！ OutlookメールをWordドキュメントに変換することは、見た目ほど困難ではありません。数回の簡単なクリックを使用すると、電子メールのコンテンツを広く使用され、共有しやすい形式に簡単に移行できます。重要な対応を維持したり、異なる目的でコンテンツを編集したり、単語の編集機能を好む場合でも、このプロセスは簡単なソリューションを提供します。
また、手順は非常にシンプルですが、コンバージョン中に発生した可能性のあるフォーマットの問題については、常にWordドキュメントを再確認してください。特に複数のメールを使用している場合は、ファイルを整理しておき、提供されたヒントを利用してプロセスをさらにスムーズにすることを忘れないでください。
最終的に、デジタルツールキットにこのスキルを持つことで、時間を節約し、仕事をより多用途にすることができます。次回誰かが「それを単語のドキュメントで私に送ってもらえますか？」と尋ねます。 「絶対に！」と自信を持って返信できます。そして、あなたがこれまで立ち往生しているか、復習が必要な場合は、この記事がOutlookの電子メールをWord文書に変換する方法のプロセスを案内するためにここにあります。