テキストプレースホルダーを使用したドキュメントを作成したことがある場合は、このGoogleドキュメント機能に感謝します。可変スマートチップを使用して、プレースホルダーを挿入し、その値を割り当て、ドキュメント全体で自動的に更新できます。
アドオンやサードパーティのアプリを手間をかける代わりに、可変スマートチップ機能を備えたさまざまな種類のドキュメントを作成する際にワークフローを改善できます。
目次
注記：この執筆時点では、Google Workspace Business Standard、Plus、Enterprise Standard and Plus、Education Plus、および非営利の顧客が可変スマートチップを利用できます。うまくいけば、Googleがある時点でこの機能を個人のGoogleアカウントにもたらすことを願っています。
可変スマートチップについて
前述のように、可変スマートチップは、ドキュメントに挿入できるテキストプレースホルダーです。これは、他の誰かに最初の名前や姓、住所、電話番号のように追加してほしいテキストに最適です。また、追加する必要があるが、製品タイトル、日付、またはウェブサイトのアドレスのように待っているものには変数を使用することもできます。
自分自身や共有する変数を使用するかどうかにかかわらず、ドキュメントを作成して後でそれらのアイテムを追加することができます。
変数を追加したら、いつでもその値、テキストを割り当てることができます。次に、ドキュメントで変数をその値で更新するすべてのスポットを使用します。
いくつかの例を挙げて、Googleドキュメントに変数を挿入して使用する方法を見てみましょう。
可変スマートチップを挿入する方法
ドキュメントに可変スマートチップを追加するには、これらの簡単な手順に従ってください。
- 必要な場所にカーソルを配置してから、次のいずれかを実行します。
- 選択します入れる>スマートチップ選択します変数ポップアウトメニューで。
- タイプします@（at）シンボルと選択変数ドロップダウンメニューから。
- 表示される小さなウィンドウで、選択します新しい変数を挿入します。
- その後のポップアップウィンドウで変数に名前を付けます。デフォルトの命名規則、変数1、変数2などを使用することもできます。選択します作成する。
- 次に、その名前がドキュメントと右側に開く変数サイドバーに変数が表示されます。
同じ方法で、他のアイテムの変数をドキュメントに追加することができます。追加の変数は、さまざまなアイテムに使用する必要があることに注意してください。たとえば、名前に対して1つの変数とアドレスに2番目の変数を作成できます。
可変スマートチップを再利用します
変数の目的は、必要な場所にドキュメントに配置し、準備ができたらその価値で更新することです。
同じ変数を別の場所に挿入するには、次のいずれかを実行します。
- 選択します入れる>スマートチップ、 選ぶ変数、およびポップアップリストから変数名を選択します。
- タイプします@（at）シンボル、選択変数、およびポップアップリストから変数名を選択します。
- 変数のサイドバーを開き、使用する変数の上にホバリングし、選択します入れる。
変数に値を割り当てます
ドキュメントに変数を追加したら、いつでもその値を割り当てることができます。値は、使用するテキストです。これを変数自体またはサイドバーで行うことができます。
また読む：Googleシートに箇条書きを挿入して使用する方法
変数を使用してテキストを追加します
値を変数内に割り当てるには、変数使用するテキストを入力します。これにより、その変数に値が自動的に保存されます。
サイドバーを使用してテキストを追加します
変数サイドバーに値を割り当てるには、変数を選択して使用しますサイドバーで開きます表示または移動するツールバー内のアイコンツール>変数メニューで。
選択します価値はありません変数名の下。ドキュメントの変数が空で、テキストを入力する準備ができていることがわかります。したら、使用してください入力または戻るそれを保存するために。
変数に値を割り当てると、この更新がドキュメントに変数を配置するすべての場所に表示されます。これはスマートチップの意図です。
変数の名前を変更します
変数のデフォルトの名前は明らかではないため、より意味のある名前を提供することをお勧めします。これは、ドキュメントのいくつかの変数を作成する場合に特に役立ちます。
変数のサイドバーを開き、名前を変更する変数の上にカーソルをホバリングし、名前を編集しますアイコン（鉛筆）。
名前のポップアップが表示されたら、新しい名前を付けて選択します保存。
その後、サイドバーに更新された名前、挿入する変数のリスト、およびその値を割り当てるまで変数自体の内側が表示されます。
変数を削除します
変数を使用したくないと判断した場合は、削除できます。これにより、ドキュメント内のすべての場所から変数とその値が割り当てられている場合は削除されることに注意してください。
変数のサイドバーを開き、削除する変数の上にカーソルをホバリングし、選択します変数定義を削除しますアイコン（ゴミ箱）。
確認ポップアップで、選択します消去変数を削除します。
自分の目的のために変数を使用する方法を疑問に思っている場合は、いくつかの例があります。
マーケティングコピー
ここでは、クライアントの新製品のドキュメントを作成しています。製品名やウェブサイトのアドレスはまだありませんので、代わりにこれらの2つの項目の変数を挿入します。変数がサイドバーを開いていると、テキスト全体に青い境界線でそれらを見ることができます。
クライアントがこれらの詳細を提供したら、変数に値を割り当てるだけで、ドキュメントが自動的に更新されます。これらの変数は、テキストと灰色の境界線を表示します。
変数のサイドバーを閉じると、これらの変数が境界なしで他のテキストと同じように見えることに気付くでしょう。
共有ドキュメント
この次の例では、他の誰かに詳細を記入してほしいドキュメントがあります。名、姓、住所、電話番号、および日付の変数を設定します。
ドキュメントを共有すると、受信者は各変数を選択して情報を入力します。使用される変数は、自動的に更新されます。
次に、変数が他のテキストのように表示されるドキュメントを完成させます。
注記：複数の人と変数を使用してドキュメントを共有すると、割り当てられた値は変更ごとに更新されます。これを避けるために、各受信者に変更のためにコピーを作成するように依頼することができます。
時間を節約し、エラーを最小限に抑え、整理します
Googleは、スマートキャンバス機能の導入以来、昨年にいくつかの新しいスマートチップを導入しました。日付チップを使用してカレンダーイベントを追加し、ファイルチップでファイル名にリンクし、人のチップに連絡先の詳細を含めることができます。
これで、同じテキストを何度も入力することから時間を節約し、タイプミスのリスクを減らし、Googleドキュメントの可変スマートチップを使用してドキュメントを整理することができます。次のドキュメントには、この便利な機能を念頭に置いてください。
Googleアプリで時間を節約する方法については、Googleシートでドロップダウンリストを使用する方法をご覧ください。