雇用主として、あなたはあなたの従業員に関する機密情報を強化する道徳的および法的義務を持っています。機密情報遺伝的および生体認証データ、医療記録、SNNS（社会保障番号）、および犯罪歴の記録、いくつかの名前を挙げてください。
そうしないと、あなたはたくさんのリスクを負うことになります。ハッカーは、ダークウェブでさらに販売できる、または詐欺を実行するために使用できる申請者と従業員のデータを常に探しています。
世界中の多くの機関や企業（UPMC、Navistar、Kroger）は、従業員のデータを責任を持って保存して確保しないという訴訟に直面しています。したがって、これらの請求を解決するために数百万ドルを支払った人もいました。
従業員のデータを安全に保存し、大きな給料日を避ける方法は次のとおりです。
データ保護ポリシーを作成します
法律は、データ保護ポリシーを持つ必要はありません。これが、最終的にほとんどの企業がデータ保護に関するポリシーを欠いている理由です。ただし、強く考慮する必要があります堅牢な企業セキュリティポリシーの作成。適切なデータ保護ポリシーでは、会社が収集するデータの種類、それにアクセスできる当事者、およびデータの保存と処理方法を述べています。
ほとんどの場合、データ保護ポリシー文書は、承認なしに機密情報を使用またはコピーする主題が責任を負い、規律があると判断されることを明確に述べています。
積極的な対策を講じる
連邦取引委員会は劇的なことを報告した2,920％の増加昨年の個人情報の盗難事件で。
同時に、アイデンティティ情報を盗むことは、過去数年間で報告されたすべてのオンライン詐欺と詐欺の中で最大の割合を占め続けています。企業の60％以上が少なくとも1つのサイバー攻撃に直面しており、そのため、そのために廃業しました。
これをすべて知っている、人事とITチームは最善を尽くさなければなりません潜在的なデータ侵害に備えます可能なセキュリティ欠陥を評価し、データセキュリティ制御を実行し、さまざまな企業のウェブサイトを擁護することにより、従業員のデータを保護しますサイバー脅威。
従業員を訓練し、教育します
ヒューマンエラーは、データ侵害の最大の原因の1つである傾向があります。さらに、2022年のデータ侵害調査レポートによると、人間の要素はデータ侵害の82％に関与していました。
ヒューマンエラーと言うとき、私たちは次のように参照してください
- 未知のソースからのメッセージ、電子メール、およびDMのあらゆる種類のリンクをクリックする
- スミシングの犠牲者とフィッシング詐欺
- 使用パブリックWi-Fi
それがまさにあなたのビジネスがあなたの組織内で盗まれた資格に関するサイバー認識を高めるべき理由です従業員にサイバーセキュリティトレーニングを提供します。
それがまさにあなたのビジネスが提起されるべき理由ですサイバー認識組織内の盗まれた資格情報について。
経験則として、データ侵害を防ぐための最良のガイドラインには次のものがあります。
- どちらかを使用します2FAまたはMFAすべての会社アカウントで
- 強力なパスワードの作成それには文字、数字、小文字と大文字が含まれています
- 会社のリソースにアクセスする際には、公共のwifiを使用していません
- VPNなどのツールを使用して安全なネットワーク接続を確立します
まず、新しい更新がライブになり次第、すべてのソフトウェアを更新します。次に、特にメーカーが使用しているソフトウェアをサポートしていない場合、すべての会社所有のデバイスをアップグレードします。
従業員のデータを保護するために使用できるツールとソフトウェアのリストは次のとおりです。
- アンチマルウェアおよびウイルス対策ソフトウェア
- ファイアウォール
- 自動脅威検出ツール
- パスワードチェッカー
- 暗号化ツール
- ネットワークセキュリティ監視ツール
- データフローマッピングツール
たとえば、データフローマッピングツールは、データの追跡と現在のセキュリティレベルの分析に大幅に役立ちます。これらのツールは、組織を介したデータの流れを視覚的に表示し、弱点を評価しやすく、防御が適切かどうかを容易にします。
収集した情報について選択してください
雇用決定を行うために関連性があり、必要なデータのみを収集して保存します。たとえば、可能な限りSSNを収集しないでください。確かに、バックグラウンドチェックが必要かもしれませんが、保存しないでください。
SSNSを使用する代わりに、各従業員に一意の数字を割り当てると、個人情報の盗難から自分自身を大幅に保護することができます。ニューヨークなどの一部の州では、SSNSの使用と印刷を制限したり、SSNSから派生した数値を使用してサイバー攻撃暴露を緩和したりします。ニューヨークのようになりなさい。
データアクセスに制限を配置します
あなたの会社の全員がすべての従業員情報にアクセスできるわけではありません。たとえば、HRチームは、ような情報にアクセスできるはずの唯一のチームです。パフォーマンスレビューまたは出席記録。
包括的なものを利用しますクラウドベースの出席管理従業員の記録を効率的にログ、監視、保護するシステム。これにより、正確な記録管理が保証されるだけでなく、高度なクラウドセキュリティ対策を通じて保護を強化します。
さらに、従業員の医療記録にほとんど誰でもアクセスする必要はありません。各従業員の病歴またはステータスは、パフォーマンス関連の情報とは別に保存する必要があります。
一部のユーザーは、組織内に使用されていた特権を必要としなくなるため、すべてのアクセス権限を時々確認するのが賢明です。アカウントマネージャーが役割を変更するか、テクニカルサポートエンジニアがデータベースを切り替えるため、これは頻繁に当てはまります。
アクセスログを追跡します
従業員の記録をオンラインで保存すると、おそらくできるでしょうログを保持します誰がこれらのレコードにアクセスしているのか、いつ、なぜ。これは、幹部、パートナー、請負業者、および管理者である可能性があります。
使用HRレコードキーピングソフトウェアそのため、アクセスを徹底的に追跡し、許可なしに従業員の記録にアクセスするインシデントまたは試みを簡単に調査できます。これらの製品は、懲戒処分を行うべきかどうかを判断するか、ドキュメントをより効率的に保護するために改善を行うべきかを判断するのに役立ちます。
従業員のドキュメント管理ソフトウェアを使用します
長年使用していた時代遅れのファイル管理ソフトウェアを捨てる時が来ました。特に新しい人を雇用し、すべてのデータを安全に保存する場合、さまざまなデータ型を整理するために、より高度なものが必要です。実装aドキュメントジェネレーターまたは従業員ドキュメント管理ソフトウェアスマートな動きです。
この種のソフトウェアを使用すると、エラーのない法的文書を生成し、それらが安全に保持される単一の場所からそれらにアクセスできます。 HRレコードキーピングソフトウェアまたはドキュメント生成オプションを活用する場合は、注意を払い、以下の機能に注意してください。
- アクセス、表示、編集のアクセス
- 従業員固有の文書の選択
- 最高のセキュリティおよび保護基準へのコンプライアンス
- 他との統合HRおよび従業員管理システムあなたは使用しています
雇用主は従業員のデータを保護する必要があります！
個人的で敏感なデータを取得するとき、この情報を人間的に安全に保存することはあなたの責任になります。そのためには、従業員をトレーニングし、セキュリティ管理を開発し、常に使用する必要がありますデータストレージのベストプラクティスあなたのビジネス（そしてあなたの素晴らしい従業員）がサイバー犯罪者に餌食になるのを防ぐため。